Por Germán Rivera
Twitter: @GerRiveraG
Se acerca el final del ejercicio 2013 y prácticamente ya conocemos los resultados con los que cerrará la compañía en cuanto a importe de ventas, gastos de operación, gastos financieros, utilidad del ejercicio y rendimientos esperados en inversiones.
Por lo tanto toca voltear al 2014 y no podemos ir a ciegas financieramente hablando, pues no podemos jugar con la operación de la compañía si no sabemos planear y todo se lo dejamos a la falsa expectativa de vender lo suficiente para poder seguir en marcha con el negocio.
Estamos en tiempos de recesión y debido a esto tenemos que ser muy cuidadosos en la manera en que hacemos la planeación financiera de una empresa, pues de ello dependerá tener un buen crecimiento, permanecer estancados o retroceder al punto de poner al borde del colapso a una compañía.
Una de las mejores herramientas con las que contamos para poder ayudar a la compañía a obtener los objetivos deseados, es la elaboración de presupuestos, y no estamos hablando más que seguir un plan de acción financiero por escrito en términos monetarios donde se estima el resultado esperado en términos de ventas y costos de una compañía.
La elaboración del presupuesto global de una compañía queda en manos del Director de Finanzas, pero esto no significa que sea el responsable del resultado obtenido, pues la responsabilidad debe caer en todos los Directores que intervengan para su elaboración, pues si el Director de Finanzas no toma en cuenta la opinión y experiencia del Director de Ventas, de Mercadotecnia, de Producción, de Operaciones y de Recursos Humanos, estará cometiendo un grave error, pues el tener un crecimiento adecuado a nivel global, dependerá en gran parte del desempeño de todas las áreas de la empresa.
A continuación mencionaré algunos de los elementos más importantes que debemos tomar en cuenta a la hora de elaborar un presupuesto y tener las menores desviaciones posibles en relación con el resultado esperado.
1. Datos macroeconómicos
Debido a que vivimos en un mundo globalizado donde la competencia es cada vez más feroz, no debemos olvidar las principales variables macroeconómicas, pues el crecimiento esperado podría estar directamente relacionado al PIB, a la inflación, a la tasa de interés promedio de CETES a 28 días, al precio del barril de petróleo crudo, al tipo de cambio promedio estimado y al porcentaje de deuda pública que puede contraer el país.
2. Definir los objetivos de ventas
Para definir los objetivos de ventas es fundamental organizar reuniones con Dirección General y con los Directores de Área que sean responsables de generar ingresos para la compañía, con el propósito único de llegar a una cifra de ventas que genere un crecimiento adecuado de ingresos para la compañía, que sea un objetivo de ventas alcanzable y que contemple nuevos proyectos y nuevos productos.
Es también muy importante al momento de hacer el presupuesto de ventas, definir si haremos algunos ajustes a los precios o los mantendremos como están y esto dependerá si estamos en un período inflacionario, si las reformas a nivel fiscal afectan el precio del producto y el bolsillo del consumidor o si hay variaciones en precios a nivel de mercado.
3. Determinar los gastos departamentales
Toda vez que tenemos los ingresos con los que creemos que podrá contar la compañía para el próximo ejercicio, tenemos que hacer una evaluación de los gastos en los que va a incurrir cada departamento para obtener la meta de ventas.
Cuando estemos en este punto en muy importante considerar cuáles son los gastos fijos y cuáles los variables.
4. Debemos considerar los gastos de administración y operación
Dentro de los gastos de administración y operación hay que considerar todos aquellos gastos que son necesarios para la marcha del negocio, como lo es la renta de la oficina, luz, agua, mantenimiento, gastos del departamento de contabilidad, seguridad social, impuestos sobre nóminas, vigilancia, etc.
5. Obtener la utilidad esperada
Una vez que sabemos cuánto vamos a vender y gastar en el próximo ejercicio, ya podemos calcular la utilidad o pérdida de la empresa, que en la mayoría de los casos y hablando de negocios, el objetivo será obtener una utilidad para que el negocio pueda seguir en marcha sin ningún problema.
6. No olvides hacer comparaciones
Una vez que hemos concluido el presupuesto global de la compañía, es necesario ir comparando mes con mes los resultados reales que está obteniendo la compañía contra lo presupuestado y en caso de existir variaciones hacer un análisis de las mismas para efectuar los ajustes necesarios al presupuesto, pues la ventaja de los presupuestos es que son un medio de control financiero que no deben ser rígidos, tienen que ser flexibles de tal forma que se vayan adecuando al entorno financiero en el que se desarrolla la compañía.
En conclusión, podemos señalar que las compañías que no utilizan presupuestos como una herramienta de planeación estratégica para conseguir sus objetivos tanto en la obtención de utilidades como en la generación de valor para los accionistas, difícilmente podrán entender el valor del negocio y tampoco serán capaces de tomar las mejores decisiones que promuevan el crecimiento sostenido de la empresa.
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