Por Abraham Geifman
Twitter: @ageifman

Después de algunos años de dar clases, múltiples presentaciones y algunas conferencias, es constante y creciente la forma en la que los asistentes piden una copia o acceso a la presentación que fue proyectada.

Me atrevo a afirmar que una presentación electrónica tiene un atractivo especial, por encima de cualquier folleto, porque nos permite apreciar el contenido en nuestra computadora o dispositivo, pero además nos permite copiar o adecuar alguna gráfica, frase o cuadro para utilizarse en una presentación propia.

Ya sea Power Point, Lotus Symphony o cualquiera que sea la aplicación para diseñar y ejecutar presentaciones, éstas han transformado la gestión empresarial de manera significativa. Puede parecer fácil y rápido diseñar una presentación para transmitir nuestros conceptos a un auditorio, que con la ayuda de un video proyector, que genera gran impacto y atención. Sin embargo el reto está en la forma como lo comunicamos.

He visto en mi experiencia cientos de presentaciones y puedo asegurar que es extremadamente sencillo aburrir y abrumar al auditorio si la presentación no tiene la estructura adecuada.

Sin ser yo un especialista en presentaciones efectivas, les quiero compartir algunos consejos de forma para contar con documentos más vendedores, clasificados en forma y fondo:

1 La plantilla o “template”

Es importante que nuestra presentación transmita en sus gráficos y colores la identidad de nuestra empresa y marcas. Para esto vale la pena invertir en el diseño de una plantilla que sirva de fondo gráfico. Sin embargo el diseño debe ser discreto y no muy cargado de elementos visuales ya que puede distraer a la audiencia del contenido más relevante.

2 Tipos de letra

Es importante elegir un tipo de letra para usarse en la presentación que sea acorde a nuestro negocio, pero sólo una por favor. Usar diferentes tipos de letra en una presentación se ve gráficamente inconsistente. Las tipografías con patines o muy clásicas (tipo Times New Roman) no se recomiendan. La cantidad de texto es otro factor a considerar. Poco texto con ideas claras es menor. Recordemos que las presentaciones son un complemento a una charla o plática. Hay vendedores que proyectan y leen las láminas, lo cual deja también una mala percepción.

3 Colores

Si bien los programas para efectuar presentaciones nos ofrecen una paleta de preciosos colores para decorar un archivo, el negro y blanco son suficientes para comunicar nuestro mensaje de vena. El uso del rojo nos puede ayudar sobre el negro para destacar palabras clave.

4 Animaciones

Yo le suplico al lector evitar este recurso, a menos que sea necesario. Es terrible observar presentaciones con palabras que flotan, dan la vuelta y giran antes de posarse. Yo solo recomiendo este recurso hacia láminas con varios párrafos de texto, aquí la animación permite desplegar párrafo por párrafo para facilitar el impacto y la lectura

5 Número de láminas

La presentación debe construirse en función a la duración de la reunión. Existen dos retos a vencer en la construcción de una presentación de ventas: la mayor atención del cliente se puede obtener en los primeros 20 minutos, y cada lámina se presenta en un promedio de tres minutos. Bajo este criterio tenemos que ser capaces de comunicar nuestro mensaje clave en seis láminas. Les recomiendo también observar el lenguaje corporal de la audiencia. Si el cliente empieza a mirar su reloj, o a revisar sus correos, es momento de hacer algo de impacto o terminar la presentación. Pero, si en cambio se manifiesta interés a base de preguntas o comentarios, la presentación debe continuar hasta dejar al cliente satisfecho.

6 Gráficos

El uso de gráficos o imágenes es importante para darle diseño y un aspecto creativo a una presentación. Lo mejor será crear apoyos visuales desde la misma aplicación en lugar de pegar imágenes de otros gráficos. Esto le da un aspecto de originalidad a la presentación

7 Reproducción

Aquí se encuentra el mayor potencial de una presentación. Muchas personas solicitarán una copia electrónica de la misma. Se sugiere generar una versión resumida en formato pdf de la misma para compartirse y así evitar que sea modificada. Estas versiones ocupan menos memoria y se pueden compartir fácilmente por correo electrónico.

Finalmente, la forma y el fondo de una presentación son esenciales, pero se suman al “condimento” que le demos como presentadores o conferencistas, lo que realmente la convierta en un apoyo visual de nuestro mensaje.