La organización y administración no es tarea fácil, de esta depende que muchos objetivos en las empresas se cumplan, si no utilizamos las herramientas necesarias para llevar a cabo esta de manera efectiva podría decaer la imagen de nuestra empresa e incluso afectar su eficiencia. Es por esto que cada vez más se emplean herramientas de gestión, entre ellas, el diagrama Gantt, pero ¿para qué sirve el diagrama Gantt?
Henry Laurece Gantt fue un ingeniero y consultor experto en administración de empresas, quien diseño el diagrama Gantt. De acuerdo con información de la Universidad Americana de Europa (UNADE), el diagrama Gantt es una herramienta que nos ayuda a planificar las actividades de una empresa. Su implementación nos permite tener una visión general de nuestros proyectos y realizar el seguimiento de los mismos. También puede ser utilizado como herramienta para anticipación de problemas y de esta manera solucionarlos con mayor agilidad. Este fue creado principalmente para establecer una relación entre tiempo y carga de trabajo.
Se trata de una representación visual conformada por un sistema de coordenadas entre dos ejes, el vertical y horizontal. En el vertical se encuentran las tareas incluidas por proyecto, mientras que el horizontal se encarga de mostrar sus tiempos.
¿Para qué sirve un diagrama Gantt?
Maraca Talent menciona en su sitio web que el diagrama Gantt tiene como principal función la gestión de proyectos para facilitar el trabajo en 3 campos: motivacional, estratégico y operativo.
- Nivel motivacional – Compromete a los integrantes del equipo y los responsabiliza; es una herramienta eficaz de comunicación; favorece la relación de equipo para trabajar de manera conjunta; facilita sentimiento de pertenencia dentro de un equipo.
- Nivel estratégico – Logra generar una visión compartida de objetivos; muestra una misma visión global y detallada a distintos niveles; capaz de mostrar distintos niveles de información en un mismo formato, como la duración, responsables, dependencias, etc.
- Nivel operativo – Muestra un aspecto gráfico y visual; descompone los procesos; claridad; visualización de los avances presentados, así como el cumplimiento de objetivos, análisis de la secuencia de tareas.
¿Qué información contiene?
Team Leader muestra algunas de las características pertenecientes al diagrama Gantt:
Fechas – El diagrama Gantt contiene tanto las fechas de inicio como las de finalización, permitiendo a los gestores de ¡l proyecto que tengan una visión del tiempo en que se desarrollará dicho proyecto
Tareas – Cada proyecto consta de pequeñas tareas de forma individual para llevar a cabo la realización de un trabajo; en este diagrama se logra realizar un seguimiento de todas las subtareas de cada área para que ninguna sufra de retrasos o se olvide.
Plazos de tiempo establecidos – Cada tarea tiene un registro del tiempo aproximado en desempeñarse, por lo que se tiene un control para que cada proyecto se termine a tiempo.
Tareas interdependientes – Mientras que algunas tareas dentro de cada proyecto se pueden llevar a cabo de manera “atemporal” dentro del plazo de tiempo establecido, hay algunas otras que tienen prioridad a la hora de realizar ciertos trabajos, debido a que de estas dependen la continuación de trabajo en otras áreas, para saber cual es el orden que se debe respetar es que debemos utilizar el diagrama de Gantt.
Progreso – El diagrama nos muestra la manera en la que el proyecto se está desarrollando y ofrece una representación gráfica de las tareas que ya se han completado. Gracias a esto se obtiene una vista general de el nivel de avance que muestra el proyecto para completarlo en tiempo y forma.
¿Cómo hacer un diagrama Gantt?
Hubspot nos apoya mostrándonos los pasos a seguir para crear nuestro propio diagrama de Gantt:
Define tu proyecto – Debemos tener en claro el trabajo a realizar, debe ser lo más especifico posible y con una meta realista, ya que si no contamos con el personal adecuado, conocimiento y herramientas de trabajo, el resultado puede verse afectado. También debes definir al encargado de cada área.
Hacer una lista de tareas – Teniendo ya el proyecto seleccionado así como sus áreas, deberás establecer una lista de tareas para poder concretar dicho proyecto.
Establecer tiempos – Cada tarea debe tener un periodo de duración establecido para su realización, se debe establecer el tiempo de inicio y final de manera realista y alcanzable, teniendo el cuenta el equipo de trabajo con el que cuentas.
Asignación de tareas – Deberás indicar quienes son las personas responsables de ejecutar cada una de las acciones
Verificar el progreso – Con todos los elementos previamente mencionados ya integrados ya tendremos nuestro diagrama Gantt. Solo hace falta hacer revisiones constantes para verificar que efectivamente cada área está cumpliendo con las meas establecidas e integrarlos a nuestro diagrama.
A continuación te presentamos un video tutorial que nos muestra de mejor manera como poder hacer un diagrama Gantt y su apariencia en Excel.
Ahora que ya conoces qué es un diagrama Gantt, cómo hacerlo y sus beneficios, no dudes en implementarlo para llevar a cabo una mejor gestión en tu empresa de manera efectiva y mostrar mejores resultados a tus clientes.
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