Si alguien se ha beneficiado la pandemia en una organización, es a la comunicación interna (CI). El trabajo a distancia, la situación comprometida de muchas empresas, las nuevas opciones para llegar a los empleados, así como el experimentar con la tecnología, han acercado a la CI a la toma de decisiones, reconociendo el valor de su desempeño en los resultados del negocio.

Si bien la mayoría de las organizaciones están de acuerdo en que cultivar prácticas de CI saludables es fundamental para su éxito, lograrlo puede estar lleno de desafíos. Un estudio de McKinsey Global Institute, reveló que casi el 80% de los altos ejecutivos dijo que la comunicación es crucial para el crecimiento, sin embargo, solo una cuarta parte consideró que sus organizaciones eran efectivas para compartir conocimientos.

Por otro lado, las nuevas herramientas de CI no han tenido los resultados que quienes las construyen y luego administran, esperarían. Una encuesta realizada por Jostle, en la que preguntaba “¿Por qué odias tu intranet?” La mayoría de las respuestas se dividieron en dos grupos principales. 1) usabilidad (falta de ella) y 2) irrelevancia. El grupo de “irrelevancia” incluye quejas sobre el contenido: obsoleto y/o inútil.

La medición del “estado de salud” de la CI de una organización está determinada por dos cosas: 1) uso y 2) satisfacción. Hay una serie de puntos débiles expresados tanto por los trabajadores/stakeholders como por los responsables de la comunicación, cuando se trata de estos temas. La mayoría provienen de las herramientas implementadas para administrar la CI y la falta de planificación para atender su complejidad.

Otro estudio mostró que el 61% de las empresas expresan que la tecnología dificulta la CI, pero tres cuartas partes de las encuestadas afirman que quieren aumentar su uso. El problema real es que muchas organizaciones invierten en nuevas tecnologías sin una estrategia de implementación adecuada.

Esto se ha manifestado claramente durante esta época de aislamiento y trabajo remoto. Las organizaciones que soslayaron el hecho de sus empleados tenían poco apego o interés por la utilización de las redes internas, ahora lo están padeciendo.

Desde el 2012, un estudio de Prescient Digital mostró que el 72% de los empleados califica sus herramientas sociales internas de regular a deficiente. Ello contrasta con el número de empresas que utilizan aplicaciones móviles que muestra un crecimiento notable, pues por otro lado, destacan entre sus principales ventajas está la oportunidad de llegar a los trabajadores donde quiera que se encuentren.

La capacidad de publicar información en tiempo real y enviar notificaciones a los dispositivos de las personas es muy valiosa para el equipo de comunicación, y a los empleados les gusta conectarse con sus colegas y digerir el contenido multimedia en textos pequeños (snack content).

Pero crear una aplicación para empleados no es una tarea fácil. Aparte de los obstáculos técnicos y presupuestarios, existe una cuestión más amplia que involucra a las personas. La app de la compañía competirá con muchas otras. Cuando los empleados toman sus teléfonos inteligentes, ¿qué los inducirá a abrir la app interna en lugar de Facebook o Instagram?

Las características de una aplicación para empleados deben ser claras y genuinas. Comprometerse demasiado es riesgoso. Si se prometen beneficios que la aplicación no puede ofrecer, la eliminarán. Más de la mitad de las personas borran una aplicación porque ya no es relevante

En resumen, el punto de ruptura de la productividad número uno en las comunicaciones en el lugar de trabajo, es la fatiga de las comunicaciones. Los empleados son bombardeados por una avalancha de correos electrónicos, notificaciones y comunicaciones de fuentes diversas. La capacidad de comunicarnos está superando nuestra capacidad de gestionarla. Las comunicaciones están dispersas y tratar de organizarlas para que las personas puedan acceder fácilmente a lo que necesitan, cuando lo necesitan, puede resultar frustrante.

En el reciente libro publicado por Estudio de Comunicación “Empleados comprometidos, empresas eficaces”, se preguntan: ¿tiene sentido contar con un programa de CI cuando la realidad es cambiante?

Muchas organizaciones se plantean el interés de planificar cuando el entorno, las prioridades y la actividad de la organización son tan cambiantes que ningún escenario parece durar más de una semana. Cabría dar vuelta al argumento y defender que cuanto más cambiante es el entorno, más importante es tener claro el foco.