Los procesos y procedimientos son determinantes para el éxito de cualquier proyecto, seguramente te has preguntado ¿cuál es la diferencia?, Un proceso es la secuencia de actividades, en el que intervienen recursos y personas. Un procedimiento es el Método para ejecutar algunas cosas.
Nelli Aca, ¿cuáles son los beneficios de documentar procesos?
En mi experiencia profesional como Consultor de Procesos y Arquitecto de Procesos de Negocio, estos son algunos:
- Eficienta la operación de la empresa:
Evita la dependencia de otras personas para desempeñar funciones. Es sumamente desgastante depender y centralizar decisiones en una sola persona, por salud personal y laboral, ¡evítalo!
- Mejora el servicio a clientes:
Documentar procesos fomenta la continuidad del servicio que se ofrece a clientes, ¿qué sucede sí alguien se encuentra de vacaciones?… ¿colapsa una empresa?
- Ayuda a la certificación de una empresa:
Cuando una empresa documenta sus procesos y los actualiza, se optimiza el proceso de certificación. Algunas empresas no tienen la cultura de documentar, ¿qué sucedería en caso de una contingencia?, ¿perderías todo el conocimiento e infraestructura?
- Fomenta la productividad de una empresa:
Una empresa que ha documentado sus procesos y capacita a sus colaboradores, fomenta la productividad y competitividad de su operación. ¿Fomentas la gestión del tiempo y proactividad?, recuerda que una empresa sana y con crecimiento sostenido es la que gestiona su operación eficientemente, aprovechando sus recursos.
- Reduce la curva de aprendizaje:
Sin duda alguna un tema que impacta en la productividad es el tiempo en que dilatan los nuevos colaboradores en incorporarse a un nuevo puesto.
- Ayuda a definir flujos de trabajo, roles, responsabilidades, orientar a los empleados:
Un tema importante es la colaboración en equipo, ya que algunas personas compiten deslealmente en la empresa, boicotean la operación de la empresa.
Hay empresas que hacen promesas a sus clientes, pero no cuentan con procesos documentados, estas tendrán fallas y defectos en su operación, ¡Por tu bien, documenta tus procesos, estandariza documentos y capacita a tus colaboradores!
- Control documental:
Es común que se usen documentos electrónicos para integrar un proceso y poder gestionarlo mejor. Piensa proactivamente, ¿Qué sucedería en caso de una Auditoría?, ¿en caso de un siniestro?…
- Mejora la calidad:
Un proceso actualizado y eficiente garantiza la calidad de un producto o servicio. Sin embargo hay casos en los que un proceso existe sólo en un documento escrito o electrónico y cada persona lo realiza “a su manera”.
Mi conclusión:
Un proceso actualizado y eficiente, asegura la calidad, continuidad, productividad y crecimiento de las empresas, tómalo en cuenta como prioridad en tu empresa.
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Fuente:
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