De pronto, las empresas tuvieron la necesidad de implementar, obligadas por las circunstancias, la cultura del trabajo remoto, estuvieran preparadas o no. Y casi al unísono, se desató el uso de las comunicaciones digitales, con un crecimiento notable en todas sus modalidades, llámese Zoom o Teams, mensajes de texto (chats) o videollamadas, entre otras herramientas.

Pero el desarrollo más notable lo ha presentado el email. La utilización del correo electrónico como medio de comunicación con los empleados durante el encierro, muestra cifras de crecimiento extraordinarias durante el mes de mayo, de acuerdo a un estudio de PoliteMail. 

Solo en el mes de mayo, su uso en días laborables creció un 60 por ciento, pero si esto no fuera suficientemente sorprendente, durante el fin de semana la cifra explotó a un 200 por ciento. Esto también se reflejó en el tiempo que las personas dedican a la atención de su email, que ascendió en un 50 por ciento.

El contenido de los emails, ha superado también el uso de otros medios corporativos habituales o formales de comunicación, como el newsletter (boletín noticioso), los temas de la dirección, la información de recursos humanos o de las áreas de tecnología. Y esto se debe principalmente a que esta práctica está permitiendo a los empleados mantenerse bien informados, motivados, en contacto y sobre todo, les de acceso a escuchar voces autorizadas.

De acuerdo al estudio, los temas mejor aceptados son aquellos relacionado con el Covid y los recursos que la empresa está dedicando a este asunto. Hay un interés auténtico por conocer no solo lo que la empresa está haciendo por sus empleados, sino por la comunidad y por el futuro del negocio.

Otros temas populares, son los consejos para trabajar en casa; asistencia para el uso de herramientas para el trabajo remoto; tips para los jefes de área sobre como coordinar a su equipo a distancia y, actualizaciones sobre como acceder o beneficiarse de los recursos y beneficios que ofrece la empresa.

Esta modalidad, también ha desvelado varios problemas y desafíos, como defectos y anomalías en la integración de los listados de distribución, la utilización de herramientas poco eficientes para la distribución de las campañas de correo, el descubrir que muchos empleados carecen de herramientas y dispositivos para trabajar desde casa y lo más trágico, que existen miembros del personal que carecen de una dirección de correo institucional.

Este puede ser también producto de una falta de coordinación interna. En la distribución de contenidos formales de la organización, muchas veces intervienen diversas áreas, como recursos humanos, tecnología de la información, múltiples direcciones y comunicación interna, donde en ocasiones incluso, cada una cuenta con sus propios listados. Lo recomendable es que un solo departamento sea el responsable de coordinar al resto de los emisores de mensajes y este sin duda, debe de ser el de comunicación corporativa.

El área de comunicación corporativa debe ser la responsable de coordinar esta tarea, además de actuar como el vigía de las políticas y estándares de comunicación, así como que no existan redundancias e inconsistencias en las comunicaciones. Debe además de controlar y administras los listados de distribución y contar con una herramienta robusta y confiable que le permita cumplir con este cometido, así como que la posibilidad de medir los resultados.

Existen herramientas que permiten medir las métricas clave, como atención, la tasa de lectura, la tasa de clicks, rebotes y engagement. Que comunicación corporativa habilite una capacidad analítica, repercutirá en la mejora de los resultados.

Pero mas allá de la calidad o cantidad del contenido, son cuatro las características que están impactando en la popularidad del uso del email:

• Su capacidad para enviar mensajes dirigidos con precisión al target seleccionado a través de cualquier tipo de dispositivo
• Su facilidad e inmediatez para medir resultados, hacer ajustes y dar seguimiento
• Su capacidad para incorporar otros contenidos, ya sean imágenes, videos o links y,
• La capacidad de respuesta y replicabilidad

Lo que esta crisis nos ha enseñado, es que los empleados pueden digerir más información de la que se cree. La clave está en la relevancia y la focalización. Sin embargo, para que los mensajes sean bien aceptados, debemos evitar hacerles perder su tiempo, al final, la fórmula más efectiva es enviar menos contenido, pero con mayor frecuencia, sin soslayar la relevancia y el valor y la creatividad