• Entre los retos que enfrenta el trabajo remoto, el tema de la comunicación a distancia es uno de los principales. 

• ¿Tu equipo tiene una agenda o estructura para las reuniones o videollamadas?

• Lee: Estos son los canales de comunicación más efectivos para las marcas actualmente.

Para muchas empresas el tener que trabajar a distancia o desde casa ha impuesto diversos retos que todavía se están superando, como el trabajar de más o no tener claro qué tareas priorizar; no obstante, entre ellos, uno de los principales, según lo destaca la firma Ziper,  son los problemas de comunicación. Una mala comunicación a distancia puede detonar otros problemas o malos entendidos que dañarán incluso a los números de la empresa. ¿Sabes si existen problemas con este tema en la empresa ahora que se encuentra trabajando de forma remota? Para darse una idea en esta ocasión destacamos algunas señales que pueden ser de ayuda.

Según lo comparte HubSpot, estas son las señales más claras que pueden identificar las empresas para notar que la comunicación a distancia está fallando en distintas áreas:

• El equipo tiene muchas reuniones

El que los miembros del equipo estén pasando de una reunión o junta a otra sin tiempo para descansos es el primer síntoma de que la comunicación a distancia es pobre.

Como puede entenderse, típicamente el equipo no debería reunirse tantas veces a la semana, de hecho, existen muchas juntas que bien pueden ser solo un e-mail. Así que antes de programar la siguiente reunión, los líderes de los equipos deben pensar si este encuentro será una pérdida de tiempo. Si no se tiene certeza sobre esto, hay que evaluar si el contenido de la reunión puede ser enviado vía corroe electrónico.

Según lo destaca la fuente, adicionalmente hay que tener en cuenta que cuando se programe una reunión se verifique que realmente todos los invitados realmente necesiten estar ahí, en caso contrario se debe notificar que es opcional.

• Nunca se ha pensado en el lenguaje corporal digital

Cuando uno se comunica a través de una video conferencia o videollamada, puede ser fácil olvidarse del lenguaje corporal digital.

Sin embargo, según lo destaca la fuente, es importante tener en cuenta que nada en cámara es sutil y se puede sentir que se está en el spotlight. Esto quiere decir que se debe poner más atención al lenguaje corporal, por ejemplo, así como en las reuniones físicas, se deben mantener el contacto visual y se debe hablar con claridad, pero también en el caso de la comunicación a distancia, se debe hacer uso del video durante las llamadas remotas, nada de desactivar la cámara o bloquearla con algún elemento como cinta o un post-it.

• Los miembros no contribuyen durante las reuniones de equipo en línea.

Otra de las señas claras de que la comunicación a distancia no está funcionando para la compañía o para el área en particular es cuando generalmente solo una persona es la que termina hablando mientras el resto se queda callado y no participa.

Este es un claro síntoma de una comunicación pobre en el área pues puede significar que algunos o la mayoría de los miembros del equipo no se siente cómodos hablando durante las reuniones online.

Si bien hay que considerar que puede haber personas más introvertidas que otras en los equipos, es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo estén contribuyendo. Para ello, hay que considerar hacerles una pregunta a todos y pedir retroalimentación para que todos tengan una oportunidad de hablar y las reuniones sean más productivas.

• Tu equipo no está colaborando

¿Los miembros del equipo colaboran cuando surge una oportunidad o es notorio que el equipo no está colaborando?

De acuerdo con la fuente, si la colaboración no está ocurriendo, esto también es una señal de que los miembros del equipo no se sienten cómodos con la comunicación a distancia entre sí. Además, esto puede significar también que el equipo no tiene las herramientas necesarias para colaborar de manera efectiva.  Por ejemplo, no cuentan con una plataforma para las gestión de proyectos de forma remota, que les permita dar seguimiento a las distintas tareas.

En ese sentido, para resolver el problema es necesario asegurarse de que todos los involucrados cuenten con los elementos necesarios tanto para colaborar como para comunicarse mientras están a la distancia.

• No hay comunicación durante todo el día

Si existen las herramientas pero hay ocasiones las que no existe la comunicación a distancia durante todo el día, esto también se puede interpretar como otra de las señales de que las cosas en el equipo no están funcionando bien en términos de comunicación.

Considera que cuanto más hablen las personas del equipo, más confianza se desarrollará. Esto genera que sea más fácil comunicarse cuando se necesite ayuda. Por ese motivo, es importante asegurarse de que los miembros del equipo se sientan cómodos comunicándose durante todo el día, incluso si es solo para enviar un GIF a una conversación grupal o solo para saludar.

Si bien no se busca inundar al equipo con mensajes, el reportarse de vez en cuando es importante tanto para el compañerismo como para la comunicación del equipo.

• Los correos electrónicos son muy complicados

Idealmente, en la comunicación a distancia los correos electrónicos siempre deben ser simples, claros y específicos. Si el equipo está escribiendo correos electrónicos y estos resultan demasiado complicados de entender, es posible que se desee programar una reunión por videollamada con la persona que lo esté haciendo pues ello puede facilitar las cosas en cuando a que sea más fácil que transmitan lo que quieren decir.

Para comunicarse de manera efectiva, es importante saber qué canal utilizar para entregar el mensaje. A veces funciona en un correo electrónico, pero también a veces simplemente se requiere una reunión por una plataforma de videollamadas.

• No hay agenda ni estructura de reuniones

Finalmente, si no existe una agenda o estructura para las reuniones, es posible que no ese estén comunicando de manera efectiva durante estas sesiones y por lo tanto esté fallando la comunicación a distancia.

Las reuniones deben organizarse y estructurarse para que sean realmente productivas. En ese sentido, resulta conveniente tener una agenda para mantener el rumbo.

De acuerdo con la fuente, es posible incluso que se deseen programar unos 5 minutos de conversación informal antes de que comiencen a tratare los temas de la reunión, así los miembros del equipo podrán auto regularse.

Volviendo al punto, idealmente siempre debe enviarse la agenda antes de la reunión. Sin embargo, esto no es necesario en reuniones programadas de forma regular, para ellas, solo hay que asegurarse de haber establecido expectativas.