Nada puede sustituir a los buenos modales, y estoy hablando en todas las circunstancias: en lo familiar, en lo social y en lo laboral. La etiqueta es desde luego un ingrediente para facilitar y armonizar nuestras interacciones diarias, y más que nunca las reuniones de trabajo.
Existen algunas pautas añejas requeridas para una buena etiqueta de reunión: llegar a tiempo, mantener el contacto visual, prestar atención, no interrumpir, prepararse para el tema a tratar. Estos mismos principios son enteramente aplicables a las reuniones de video, hoy tan en boga e indispensables para lograr un entorno productivo y por qué no, ameno.
La situación de pandemia nos ha orillado a mantener contacto y productividad a través de videoconferencias en las que llegan a participar de dos hasta decenas de personas. Para ello se cuenta con plataformas de comunicación abiertas y privadas, como la ahora tan popular Zoom, el eterno Skype, Blue Jeans, GoogleMeetings, y hasta whatsapp está ya incursionando en este terreno, y en las cerradas están Webex de Cisco o Microsoft Teams.
Hay quienes ya están familiarizados con estos formatos, sin embargo, hay muchos que los están utilizando por primera ocasión o con mayor frecuencia, lo que impone no solamente desafíos técnicos, sino también de orden y organización.
Si ustedes son de aquellas personas que apenas se están adentrando en este terreno, recomendamos que pida auxilio en su empresa o aquellas personas que ya cuentan con mayor experiencia en el manejo de videoconferencias, o de plano busque un tutorial en la web. Conocer el funcionamiento de la plataforma a utilizar le ahorrará mucho tiempo, corajes y claro, también críticas.
Vamos a ofrecer 10 recomendaciones para lograr que una videoconferencia resulta no solo útil y productiva, sino también agradable y de buen gusto.
- Arreglo personal. Tome en cuenta que su rostro va a estar de manera permanente en la pantalla. Si bien el encierro nos lleva a preferir ropa cómoda, esto no es sinónimo de fachas. Aparezcan bien presentados, como si estuviera en su oficina y si opta por shorts o pijama, tenga la precaución de no ponerse de pie.
- Recursos técnicos. Chequen el ancho de banda de internet, pues esto será determinante para la calidad de su señal, sobre todo del video. Comprueben que su micrófono y su cámara funcionen correctamente, que estén encendidos para garantizar que todos los asistentes puedan escucharlos y verlos cuando hablen.
- Mantengan su micrófono silenciado mientras no tomen la palabra, esto evitará que se presenten vicios en la señal de audio y que se filtren ruidos indeseables. Si observan que alguien en la reunión está hablando, pero su micrófono está silenciado, puede alertarlos por voz o a través de los sistemas de mensajes que tienen casi todas estas plataformas.
- Armen un ambiente grato. Ubíquense en un entorno limpio, evitando distractores como un escritorio desordenado o decoraciones exageradas, ello reduce la posibilidad de que los asistentes se distraigan, debe de ser un área tranquila con un mínimo ruido y movimiento. Zoom cuenta con una función de fondo virtual, una manera fácil de eliminar las distracciones.
- Armar una agenda previa. Sobra decir que, como cualquier otra reunión, contar con una agenda la hace más ágil y define la función de cada participante.
- Prepárense para la reunión. Respeten la agenda, conozcan los temas y organicen sus apoyos. Esto permite que la conferencia se mantenga en tiempo y forma y resulte más productiva.
- Contar con un moderador y/o anfitrión. Alguien tiene que conducir la reunión, ya sea el propio anfitrión o un líder previamente asignado. La regla general para los anfitriones: espere que todos los demás hayan abandonado la reunión antes de colgar, para que los asistentes puedan irse a su propio ritmo y recibir las últimas palabras antes de desconectarse.
- Presentar a todos los asistentes. Al igual que una reunión común o un evento social, no se inicia una conversación sin antes presentar a los participantes. La misma práctica se aplica a una reunión virtual, ello contribuirá para crear un ambiente acogedor y estimular el compromiso.
- Eliminen distractores. Las notificaciones de aplicaciones de mensajería, tonos de llamada y aplicaciones que se ejecutan en su escritorio pueden distraer, lo que puede hacer que sus asistentes se sientan desconsiderados y subestimados. Mitigar estas distracciones ayuda a mantener la reunión enfocada y libre de interrupciones.
- Miren a la cámara cuando hablan. Si no miran la pantalla mientras hablan, parecerá que su atención está en otra parte. El contacto visual directo con la cámara da a los asistentes la impresión de que los está mirando, lo que crea un ambiente en el que todos se sienten involucrados y presentes en la conversación. Asegúrense de colocar su cámara web y monitor a la altura de los ojos para conseguir esa conexión cara a cara.
Todo esto conlleva a que las siguientes convocatorias obtengan el quorum y los resultados deseados. A nadie le gusta ser la persona de su organización conocida por programar muchas reuniones improductivas. Practicar una buena etiqueta de reunión de video es fundamental para garantizar que sus encuentros sean profesionales, eficientes y valiosos.
