Un promotor escolar debe ser una persona que vaya más allá de dar información, tus promotores escolares deben ser personas comprometidas y capacitadas para ofrecer una experiencia total de tu institución educativa.

Hay mucho que platicar sobre los promotores escolares, sin embargo, en este artículo quiero enfocarme a enfatizar primero que nada a que entiendas que debes de dejar de dar informes y empezar más bien a enamorar a las personas interesadas con tu colegio; y en segundo lugar quiero dejarte claro que el primer paso para lograr eso es tener a promotores escolares 100% capacitados con respecto a tu marca, filosofía y estrategia comercial.

La diferencia entre dar informes y enamorar

Dar información es proporcionar la información básica que a tú institución le favorece proporcionar a las personas interesadas en tus programas. Es decir, es hablar de modelo educativo, inscripción, planes de estudio y quizá promociones ¿cierto?

Entregas esta información por el canal que te lo solicitan y listo… esperas que se encuentren interesados, en algunos colegios darán seguimiento, que consiste en llamadas o mensajes de ¿alguna duda? ¿sigues interesado? ¿cuándo vienes a realizar el examen?

Dar información es tener preparados tus discursos o mensajes y mecánicamente proporcionarlos por igual a todo aquel que te pide información. Cuando visitan tus instalaciones, sigues el mismo proceso con todos, agregas una visita a las instalaciones y ofreces tu mejor sonrisa. ¡Eso es todo!

No es que estén mal, quiero aclararlo. Es solo que hoy en día ya no es suficiente.

Enamorar a una persona interesada en tu institución, va más allá de sólo proporcionarle esta información básica, va de personalizarle esa información, va de mostrar un GENUINO INTERÉS por conocer sus necesidades y situación, para darle la información más pertinente que le permita entender cómo tus programas pueden ayudarle a resolver el problema que busca resolver y cómo la puede beneficiar directamente.

¿Tendrá las mismas necesidades un alumno que entra a 1° de primaria que a 2° de primaria? Si tu respuesta inmediata es SI, por favor piénsalo de nuevo. Un alumno que ingresa por primera vez a la primaria requiere de otro tipo de apoyos y lleva otro tipo de contenidos en su plan de estudios que el que va a entrar a 2° grado. Y éste, tiene otro tipo de consideraciones, ya que entra en un grado intermedio donde ya se crearon de forma natural grupos de amigos y tanto como maestros, como directivos ya tienen una idea más clara de cada alumno, así que seguramente necesitará apoyo para integrarse y sentirse cómodo en su nueva escuela. ¿Me entiendes? ¿Sigues pensando que es lo mismo, que tienen las mismas necesidades?

Si queda claro que sus necesidades son distintas… ¿por qué le ofreces la misma información a ambos cuando te la solicitan?

Esto no es enamorar, es dar informes.

Para ENAMORAR, debes PERSONALIZAR la información que proporcionas, basada en las inquietudes e intereses particulares de cada persona o familia que te pide información sobre tus programas. ¿Cómo logras esto? No es gran ciencia, tan simple como PREGUNTANDO.

¿Cómo debes preparar a tus promotores escolares?

La falta de una adecuada inducción en tus promotores escolares te puede provocar perder muchas oportunidades de captación, posicionamiento y de que te refieran.

Te invito a que integres en tu inducción los siguientes 12 aspectos para que tus promotores escolares tengan más posibilidades de tener éxito en tu captación de alumnos.

12 aspectos en los que debe estar capacitado tu promotor escolar

1. Storytelling. Comparte con tus promotores la historia de tu institución, sensibilízalos con respecto a tus metas y sueños, una historia bien contada inspira a todos.

2. Diferenciación de Oferta. Tienen que tener muy claro qué hace a tu institución diferente a otras, ayúdales con mensajes centrales a explicar tu institución de forma coherente y consistente. Y un diferencial no es nivel académico, formación integral o atención personalizada, ¡cuidado! Esto lo ofrecen todos y es lo mínimo que un cliente busca. ¿Qué te hace realmente diferente? No lo sabes ¡ojo! Esto también puede estar provocando tu falta de captación de alumnos.

3. Filosofía de la Institución. Déjales muy claro el marco en el que se mueve tu institución, sus valores, forma de pensar, personalidad y políticas. Deben integrarse a tu cultura educativa, vivirla y manifestarla en todo momento, deben ser un ejemplo de ella que se proyecte cada vez que tienen contacto con prospectos.

4. Historia detrás de cada programa o servicio. Enséñales a captar alumnos con soluciones, beneficios y emociones. Que dejen de vender información. Crea guiones o guías que les ayuden a entender cómo enfocar sus discursos de captación.

5. Campañas publicitarias y canales de informes. Comparte con ellos siempre tus campañas publicitarias, tu estrategia de marketing, para que estén al tanto de todo esto. Y déjales muy claros cuáles son los canales por los que se están promocionando para que estén listos para monitorear las solicitudes de información.

6. Enséñales a conocer a sus prospectos antes de dar información. Es vital que aprendan a tomarse su tiempo y recabar información vital del prospecto para poder ofrecerles información PERSONALIZADA y más pertinente para su caso en particular. Que dejen de dar informes de forma mecánica y que den informes a cada persona.

7. Discursos de Captación. No obvies lo que tus promotores deben decir para captar o atender, déjalo por escrito. Y que cada uno de ellos lo personalice según su estilo, pero que respeten todos los contenidos, y enséñales cómo PERSONALIZAR estos discursos por grado o programa, por tipo de familia, por intereses o necesidades detectadas, etc. La clave recuérdalo es la PERSONALIZACIÓN de estos discursos para cada prospecto y sus propias necesidades y situación. Elabora discursos de captación para cada programa o grado escolar, recuerda que cada uno es una oferta educativa diferente y cubre necesidades diferentes. No te hablo de hacer folletos para cada grado de primaria, pero si tener guiones de captación diferentes para cada grado, en los que enfatices los beneficios de tus programas específicamente en dichos grados.

8. Promociones Escolares. Establece de forma clara las promociones de precio autorizadas en tu institución, déjalas claras en términos de porcentajes, becas, fechas de inicio y término, así como sus términos y condiciones. Recuerda dejar todo por escrito a tus promotores escolares. Esta información les dará libertad de trabajar de forma independiente y no tener que recurrir a la gerencia o dirección por autorizaciones aisladas.

9. Cierre de Experiencia de Informes. Crea un cierre de informes memorable, deja que tus prospectos se vayan con un buen sabor de boca, y lograr esto sólo está en las manos de tu personal. Puedes regalar contenido de valor como artículos o videos si te pidieron informes por redes sociales, o puedes obsequiar un ebook de mucho valor a los que te fueron a visitar para pedir informes o te llamaron por teléfono. Es decir, regala algo que sea de valor en términos de contenido para tus prospectos, que no se lo esperan, se inscriban contigo o no lo hagan.

10. Administración de Clientes. Que no dejen ir a nadie de tu institución sin pedir sus datos, no importa el programa o ciclo escolar en la que estén interesados. Crea tarjetas o plantillas sencillas para pedir información antes de atender de forma PERSONALIZADA a un prospecto. Y cuidad registrar esta información en tu CRM o en un Excel como mínimo.

11. Seguimiento y Fidelización. Acostumbra a tus promotores escolares a dar más de sí mismos, que se encarguen también de dar seguimiento a los informes, y a mantenerse en contacto con prospectos mediante campañas de email marketing.

12. La actitud genuina de servicio lo es todo. En el proceso de toma de decisión de un colegio uno de los factores más decisivos es la percepción de servicio y atención que SIENTEN las personas. Tus promotores escolares deben estar genuinamente comprometidos en atender las necesidades de información de cada posible alumno o familias, y creme cuando te digo que, si no es genuino el servicio proporcionado, nos damos cuenta. Invierte en buscar personas ya orientadas al servicio desde que estás reclutando para el puesto de promotor.

Como siempre espero que esta información te sea útil. Un gusto compartir contigo… ¡Yeah!