Sin duda alguna, el teléfono es uno de los principales métodos de comunicación que tienen las empresas de estar en contacto con sus clientes y proveedores, a pesar de que el mail, cada vez, gana más terreno. Pero si en tu empresa aún son muchas las llamadas telefónicas que recibes, es necesario que conozcas una serie de pautas para responder al teléfono de la forma más correcta.
Si en la empresa en la que trabajas no hay unas reglas establecidas sobre cómo responder al teléfono, ten en cuenta estos tips que te ofrecemos y seguro que puedes responder las llamadas y que estas sean un éxito.
1.- Responder lo antes posible
Debes intentar responder al teléfono siempre antes del tercer tono puesto que los clientes siempre quieren que las llamadas sean respondidas lo antes posible.
2.- La importancia de la voz
Por teléfono, la única impresión que se llevarán tus clientes de ti será la voz. Así que lo mejor es que tu voz debe ser cálida y entusiasta, tratando de ser siempre lo más amable posible.
3.- Dar la bienvenida
El primer paso para contestar una llamada en el teléfono de la empresa es responder con el saludo e identificarse ante el cliente para que así sepa perfectamente con quién está hablando la persona que llama a la empresa.
4.- El lenguaje
En cuanto al lenguaje a utilizar, lo mejor es que sea forma aunque el cliente te de mucha confianza. Nunca utilices jergas.
5.- Anota todo
En cualquier llamada de teléfono que se precie debes tomar bien los mensajes y datos preciso y si hay algo que no entiendas deberás preguntar siempre hasta estar seguro que la información es la correcta.
6.- Cuidado con los tiempos de espera
Un error muy común a la hora de responder a una llamada telefónica en tu empresa es dejar al cliente en grandes tiempos de espera. Si esto fuera a ocurrir, siempre tienes que tener el consentimiento del cliente ya que si el tiempo de espera va a ser muy largo, lo mejor es cortar y devolver la llamada.
7.- Nunca uses el altavoz
Al contestar con manos libres o el altavoz activo, se pierde la concentración en la llamada y esta pierde su condición de privacidad. Es por ello por lo que solo deberías usar el altavoz del teléfono cuando se necesita a más de una persona para la conversación.
8.- Siempre revisa el contestador
Si existe un contestador automático, debe actualizarse de forma constante. Es decir, debes informar en el contestador de un día de cierre o cualquier otra cosa que consideres de importancia para tu empresa y que tus clientes deben conocer.
