En la Industria de Reuniones, para que un evento sea exitoso y destaque es necesario poner atención en todos los detalles y elementos que lo integran. Lo más importante es tener claro cuál es el objetivo del evento, así como detectarlas y mapear las necesidades del organizador.
Todos los que están involucrados con un evento tienen sus propias expectativas y necesidades, pero hay que tener claro que las prioritarias son las del organizador y posteriormente las de la audiencia; lo ideal es lograr un equilibrio entre ambas.
Cada evento está lleno de múltiples elementos que, en ocasiones, pueden parecer insignificantes, pero al pasar desapercibidos y fallar, pueden generar un problema, por lo que te daré algunos tips para lograr eventos memorables:
- Sé auténtico: como Meeting Planner es importante que no le copies a tus colegas; quizá un evento fue exitoso, pero replicar la misma estrategia no garantiza el mismo resultado. Haz tus propias creaciones, escucha a tu cliente, analiza a tu audiencia, planea y ejecuta de acuerdo a sus necesidades y lograrás un evento auténtico.
- Pon atención a los detalles: es importante que consideres las pequeñas cosas; la limpieza del venue, la calidad en imagen y sonido del material que presentas, la frescura y el sabor de la comida, el diseño y estilo de las invitaciones, la atención a los invitados, etc. Parecen pequeños, pero fallar en cualquier elemento, afecta la imagen del evento, a la marca y estropea la experiencia de los asistentes.
- Sorprende a los invitados: cualquier experiencia sensorial es ideal para lograr este objetivo. Un excelente video, un aroma, música agradable, bebidas y alimentos llenos de sabor, etc. Explota cada sentido y lleva las experiencias de los asistentes al máximo.
- Actualízate: si bien, la práctica te ofrece la mayoría de los elementos que requieres para sobresalir en el ejercicio de tu profesión, actualizarte constantemente sobre cuáles son los elementos que guiarán a la Industria de Reuniones los siguientes años, te será de gran utilidad y se reflejará en la frescura de tus ideas aplicadas a cada evento que organices.
- Prioriza la calidad: es cierto que para organizar cada evento tienes que apegarte al presupuesto. En ocasiones tendrás magníficas ideas, pero son realmente costosas, o simplemente no se adaptan a la cifra aprobada por lo que, algunos Meeting Planners deciden sacrificar calidad por integrar más elementos a la reunión, lo que finalmente resulta contraproducente. Ten presente que más vale calidad que cantidad.
Tanto los clientes como la audiencia esperan ser sorprendidos en cada reunión y, aunque parezca complicado, con investigación, ganas, creatividad y esfuerzo, es posible ofrecer eventos memorables. Inténtalo y te sorprenderán los resultados.
