Como seguramente sabes, lograr la confirmación y asistencia de los invitados a un evento no es sólo un proceso que toma tiempo y requiere de acciones complementarias para alcanzar el objetivo; yo me atrevo a definirlo como un desafío o el instinto de caza que los mercadólogos y Meeting Planners tenemos que practicar y perfeccionar constantemente para llenar los recintos de la audiencia adecuada y lograr así la satisfacción del cliente.

Con el paso del tiempo, los medios que se utilizan para redactar, diseñar y enviar invitaciones se han transformado; algunos métodos han desaparecido, frecuentemente surgen nuevos y otros nos sorprenden al reaparecer. Cautivar a tu público objetivo es un reto debido a la gran oferta de eventos que hay cada día; por lo tanto, es vital que tu pre-campaña y tus invitaciones sean llamativas y como se diría comúnmente en inglés: que sean Catchy.

Sin duda, el medio tradicional de convocatoria es la invitación impresa y las diversas variables que los creativos y que las marcas han creado desde hace cientos de años con arte-objeto; desde un sello de cera para darle glamour a un sobre, botellas de vidrio con pergaminos de papel adentro, cajas decoradas, globos de helio y un sinfín de divertidas maneras de hacer llegar el mensaje físicamente a oficinas y domicilios; al paralelo, la mensajería ha evolucionado radicalmente; de lo contrario seguiríamos viendo volar palomas mensajeras…. El telemarketing llegó en los años 1800´s y sigue siendo una práctica útil hoy en día, pero con un upgrade: la infinita ayuda de las herramientas digitales que nos han regalado los tiempos modernos. 

Cada medio tiene sus ventajas: la inversión será menor si utilizas invitaciones digitales, ya que no tienes que gastar en impresión, ni en el servicio de mensajería; otra ventaja es que, por medio de un link en la invitación, te re-direcciona a una landing page en la que puedes hacer tu registro de manera digital, regístrate, ver agenda, videos y detalles del evento. Diría que el telemarketing sigue siendo necesario como apoyo; aunque quizá te parezca extraño, las personas muchas veces no leen ni responden todos sus mails, por lo que aún resulta efectivo designar a personas para que realicen confirmaciones vía telefónica. Por otro lado, la invitación impresa es un medio que aparentemente desapareció por varios años a consecuencia de los avances tecnológicos, pero curiosamente, está resurgiendo en el afán de llamar la atención, cautivar y generar un gancho para que más personas se interesen y se conecten a través de un elemento físico.

Cada medio tiene su encanto, la clave está en la manera en que presentas la propuesta. Por ejemplo, en las invitaciones digitales, puedes incluir un video del speaker que participará, o una muestra de eventos pasados; el objetivo es generar un diferenciador para convencer.

La personalización de las invitaciones es algo que toma tiempo, pero al momento de tratar de convencer, funciona muy bien.

Las locaciones para tu evento son otro recuso útil para cautivar a tu audiencia, te sugiero elegir lugares diferentes y ad hoc al tipo de reunión.  Los museos, galerías, granjas, viñedos, teatros, boliches, antros, estadios, parques, etc. son una excelente opción para que salgas de lo cotidiano.

Recuerda que lo importante es generar experiencias e impactar de manera positiva a tus invitados con algo que no esperan. No olvides que el nuevo reto es generar mayor sentido a la vida de cada uno de los participantes en cada evento.

Por último, te reitero no olvidar el valor a la confirmación uno o dos días antes del evento, ésto te permite informar a quienes no tuvieron oportunidad de ver la invitación y te ayuda a convencer a los indecisos. Toma en cuenta que los mexicanos tenemos la costumbre de dejar las cosas hasta el final y la confirmación no es la excepción. El tiempo que inviertes en esta acción garantiza mejores resultados en el porcentaje de asistencia.

Como marca y como Meeting Planner hay muchas cosas que puedes hacer, no temas experimentar, si planeas con tiempo y adecúas cada elemento y acción de manera perfecta, lograrás generar un gancho que te permita aumentar la asistencia del público objetivo a tus reuniones corporativas.