Los eventos siempre han sido y serán una actividad que acompaña las estrategias de marketing B2B y B2C, son foros para relacionamiento, para vender y posicionarse. Que sin duda seguirán dando muy buenos resultados.

La historia de los eventos tiene por lo menos 160 años; surge en la revolución industrial cuando Inglaterra quería mostrar al mundo su potencial comercial y nace la feria “Expo del Cristal Palace” así empezó y hasta la fecha siguen siendo una actividad muy relevante en todo el mundo, generando miles de empleos y enormes oportunidades para el sector comercial.

Sin duda a través de los años la forma en como los hacemos y como convocamos ha cambiado mucho, surgen nuevas tecnologías innovadoras para ejecutarlos y para lograr los objetivos planteados. Pero siguen siendo eventos, donde lo que buscas es reunir a un número determinado de personas para generar una experiencia única para promover algo, capacitar, colaborar o relacionarse.

El formato de los eventos también ha cambiado y evolucionado, hoy existen los webinars que son eventos virtuales en donde también puedes cumplir con los objetivos planteados, de una manera distinta no presencial.

Lo importante primero definir si el evento es la actividad que te va a ayudar a tu objetivo, muchas veces hay otras actividades que te pueden ayudar más que un evento. Esto es fundamental por que si no te puede dar el virus de “eventitis aguda”.

Recuerdo hace algunos años cuando empecé a trabajar en el ámbito de la mercadotecnia al organizar un evento, aún cuando lo habíamos organizado impecablemente teníamos 200 personas confirmadas, esperando que llegaran 100, toda la logística perfecta; sin embargo, el sentimiento que circulaba en el equipo de marketing minutos antes de la hora que daría comienzo el evento, esa angustia de pensar que no llegarían los invitados o que llegarían pocos y que todo se diera en tiempo y forma ese sentimiento sigue siendo el mismo.

Por tal motivo les quiero hacer estas tres recomendaciones que les pueden ayudar a que los eventos sean exitosos:

1.- Revisa bien la fecha de tu evento: Pareciera que este punto no es muy relevante, sin embargo, es algo fundamental ya que muchas veces y sobre todo en esta ciudad hay muchos eventos sucediendo al mismo tiempo y no necesariamente los eventos de tu competencia te pueden afectar también pueden ser eventos como conciertos, eventos nacionales o simplemente marchas.

2.- Contempla escenarios alternativos: La única premisa de un evento es que no sale 100% a la perfección eso es algo que sabemos como mercadólogos, con esta premisa es un factor clave contemplar por lo menos tres escenarios o planes por si pasa algo… Por ejemplo: Si el evento es al aire libre y no contemplas el clima algo tan simple como tener listas carpas por si llueve. Otro ejemplo si calculas que llegarán 100 personas y llegan más tener mesas y sillas listas para ponerlas. Estas sencillas recomendaciones pueden ayudar a estar tranquilo.

3.- Regla de confirmación de asistencia: Hay una regla en la asistencia de los eventos que muchas de las agencias que organizan eventos la saben, por ejemplo: si te confirman 200 llegaran 100 eso es aproximado ya que depende de muchos factores, por ejemplo: si el evento es de tres días en Cancún y ya pagaron un boleto de avión la asistencia es más segura, pero por ejemplo si el evento es un desayuno es más probable que si se cumpla esa regla. Por eso es muy importante siempre confirmar de más para lograr la asistencia esperada.

¿Qué otra recomendación harías?