Cada vez se vuelve más extenso el menú de opciones que las empresas tienen “a la carta” para tomar una decisión cuando se trata de organizar un evento.

Como Meeting Planner tenemos la responsabilidad de evaluar cuál es la mejor alternativa para cada caso y, con base en nuestra experiencia sumada a una minuciosa investigación, aconsejar a nuestros clientes sugiriendo el tipo de evento más adecuado para sus objetivos particulares y las necesidades específicas de la audiencia.

Desde hace décadas, principalmente en países europeos y en EUA los eventos móviles, se han vuelto populares y utilizados por diferentes marcas de distintos giros y su objetivo es llevar la misma experiencia a públicos ubicados en distintas locaciones. En México sigue siendo poco usual y al mismo tiempo un área de oportunidad para aquellas empresas que se atrevan a romper paradigmas; desde llevar un transporte terrestre o marítimo con experiencias interactivas en el interior; hasta planear tours con actividades de branding en diversas ciudades y poblados; la creatividad es un factor indispensable para idear nuevos formatos que logren llamar la atención y dejar impactos que trasciendan. Los eventos móviles son útiles cuando se trata de branding, cuando el objetivo es posicionar una marca o dar a conocer un producto o servicio y acercarlos al cliente de una manera poco conocida; a estos se pueden integrar elementos sorpresivos como un cantante reconocido, speaker, líder de opinión, testimonios en vivo de usuario e infinitas actividades interactivas.

Para organizar eventos móviles, al igual que un evento en un recinto, es necesario identificar el objetivo, precisar las necesidades tanto de la marca como de la audiencia, definir el target y armar un presupuesto previo para así poder tomar la decisión de si resulta conveniente o no implementar esta opción de tipo de evento. Lo que resulta más complejo y de pronto más caro es el tema de la logística y planear, armar y seguir un calendario preciso; vale la pena tener plan B en caso de que por razones externas la ruta original tenga que cambiar.

Sin duda, son diversas las ventajas de organizar un evento de este tipo: la primera: es la comodidad, ya que las personas no se tienen que desplazar para poder disfrutar la experiencia de un evento; la segunda: es el ahorro de tiempo, si los eventos móviles van hacia el cliente, no tendrá que invertir tiempo en el traslado; la tercera: al ser un evento perfectamente dirigido al público objetivo, hay garantía de que el mensaje será transmitido a las personas que realmente son valiosas para la marca y para aquellos consumidores que sus productos o servicios les resulten atractivos; la cuarta y última ventaja: si organizas y planeas todo de manera adecuada, puedes obtener una ahorro considerable, frente al gasto que representaría realizar un encuentro tradicional.

Cuando estás interesado en realizar un evento móvil hay varios aspectos que tienes que evaluar y valorar para que no se conviertan en desventajas. El primero es la inversión, tienes que cuantificar cada aspecto para que garantices la recuperación de la misma. El segundo aspecto, es el lugar en el que se colocará el transporte; si el cliente no cuenta con el espacio dentro de las instalaciones de la empresa, tendrás que ubicar el transporte en espacios públicos, por lo que será necesaria una autorización previa por parte de cada delegación. Otro elemento que no puedes dejar pasar, es el número de invitados al evento móvil; toma en cuenta que cuando se trata de un venue convencional en caso de que el número de  asistentes exceden en un promedio de 15% o 20%,  es relativamente fácil agregar mobiliario e inclusive comida y bebidas; en el caso de los eventos móviles, cuando hay más personas de las esperadas son limitadas las soluciones y dejar fuera de la experiencia a parte del público sería fatal; mi sugerencia es que seas precavido y tengas un excelente control sobre el número de invitados vs. los confirmados. Con las plataformas digitales, ahora es muy fácil llevar un proceso de registro controlado. Tener un equipo de servicios de primeros auxilios es fundamental.

Los eventos móviles poco a poco toman fuerza en nuestro País, son una innovadora opción tanto para eventos B2B como B2C.

Atrévete a experimentar, “La mejor manera de empezar algo es dejar de hablar de ello y empezar a hacerlo”, Walt Disney.