Si bien, el concepto de planeación financiera varía de una compañía a otra y de un individuo a otro; es un hecho que es un factor al cual los Meeting Planners debemos dar verdadera seriedad, ya que el éxito de un evento depende en gran medida del presupuesto; desde la presentación al cliente, hasta la producción y ejecución de cada detalle.
En realidad no importa si el evento es pequeño, mediano o grande, lo que sí es indispensable es que te apegues a tu presupuesto para que todos los componentes estén cubiertos e inclusive te puedas proteger de posibles emergencias.
Tienes que considerar que armar el presupuesto forma parte esencial de la planeación del evento. El presupuesto final aprobado por el cliente será el parámetro para que el organizador de eventos lo reparta de manera prioritaria, logrando un equilibrio y una buena calidad en cada servicio y elemento.
Al tener un presupuesto perfectamente definido tu cliente tendrá la confianza, la seguridad y tranquilidad de qué le estas ofreciendo y cuánto le está costando cada rubro del evento; además el presupuesto es parte esencial del contrato de prestación de servicios que deberán firmar una vez que tú seas el organizador elegido.
¿En qué se invierte la mayor parte del presupuesto? Con los años, hemos notado que la fórmula básica dicta que entre el 60% y 80% del presupuesto es destinado al costo del recinto, al equipo de audio y video, iluminación y en caso de que haya, a la transportación aérea y terrestre. Por otro lado cuando estás organizando un evento, surge la duda, ¿en qué debo enfocar más el dinero disponible para un evento?, y la respuesta es que depende del objetivo y necesidades de cada evento. En ciertos eventos necesitas un gran escenario y en otros puedes poner una simple pantalla y mejor usar ese dinero en un show o en actividades de integración.
Como director de una agencia de organización de eventos, logras tener control de los gastos delegando, confiando y supervisando a tu equipo de trabajo; lo que se conoce como “Empowerment”.
No debes de olvidar incluir los siguientes conceptos en el presupuesto; valora que se convertirá en un formato interno y externo crucial:
- Antecedentes
- Objetivos del evento
- Fechas y número de días del evento
- Ciudad en donde se llevará a cabo
- Horarios del evento
- Número de personas que asistirán (incluyendo al staff)
- Perfil de la audiencia
- Lugar del evento
- Alimentos y bebidas: varía mucho si es un desayuno, comida, cena, coffee break o coctel
- Transportación aérea y/o terrestre en caso de que aplique para invitados o speakers
- Hospedaje en caso de que aplique
- Registro: gafetes, kit de bienvenida, promocionales, personal, etc
- Personal de apoyo: edecanes, seguridad, valet parking, limpieza
- Ambientación (escenario, mobiliario, stands, decoración, iluminación)
- Diseño e imagen
- Iluminación
- Audio y video
- Speakers
- Espectáculos
- Agenda y relacionamiento
- En caso de que hayan patrocinadores, es importante mencionarlos por escrito y los detalles de la alianza lograda con cada uno de ellos
Sin duda una agencia especializada en la organización de eventos de buen nivel, tiene experiencia en cada uno de estos conceptos y podrá conseguir las mejores tarifas con sus proveedores para ofrecerle al cliente la mejor calidad al mejor precio posible y así estar en la mira para la contratación de su siguiente evento.
Un buen Meeting Planner debe de contar con las habilidades de ser bien organizado, de saber negociar, controlar los ingresos y los egresos y por supuesto tener la honestidad, la ética y el compromiso de que lo que se puso por escrito en el contrato se ejecute de manera correcta.
