¿Cuándo fue la última vez que actualizaste tus procesos?, ¿tus procesos son reales o diferentes a la operación?, ¿cuáles son las consecuencias de no actualizar tus procesos? ¿Qué es un Proceso? Es la secuencia de actividades para generar un resultado con calidad y eficiencia, donde plasmas: flujos de trabajo, roles, responsabilidades para orientar a tus colaboradores o clientes y generar resultados sobresalientes.

Riesgos de no realizar, gestionar o actualizar procesos
A lo largo de mi carrera como consultor me he encontrado con varios pretextos y consecuencias, algunos afirman: “todo lo tengo en mi cabeza”, “eso no urge”, “la operación nos rebasa”, “no es prioritario, “la operación, nos rebasa”.

¡Por favor evita que tu empresa entre en crisis por tener procesos obsoletos!, asegúrate que tus procesos sean innovadores, eficientes, rentables y hagan felices a tus clientes.

Te comparto algunos riesgos de no documentar o actualizar tus procesos:

Duplicidad de actividades: desafortunadamente al no documentar procesos, se realizan actividades “a medias” y otros colaboradores deben intervenir para completar actividades o a realizar procesos de la forma correcta, esto no es rentable, pero sucede frecuentemente, e impacta en la operación.

Se desconoce quiénes son los responsables de los procesos: ¿te suena familiar?… no hay Descripciones de Puestos, Perfiles, Manual de Operaciones y el Director es un “Hombre Orquesta”, todos se quejan de las áreas de oportunidad, pero nadie quiere ser responsable de algo.

Grandes gastos: los gastos pueden elevarse por diversos factores, duplicar procesos requiriendo mayores insumos, insumos caros y no necesariamente los idóneos para nuestro proceso…

Deficiencia operativa: honestamente, dime, ¿los procesos que realizas actualmente, son innovadores o así siempre se han hecho?.

Interpretación subjetiva a tu operación (cada persona con diferentes errores previsibles): algunos dirán: uso el “tantometro”, es decir no hay medidas establecidas, pero “le calculan”…

No se encuentran definidos los indicadores, ni objetivos: ¿ya definiste los indicadores clave de tus procesos?, ¿los monitoreas?, ¿cuáles son los objetivos de tus procesos y departamentos?

Deficiente servicio al cliente: ¿qué sucede sí por contrato se debe de dar seguimiento al proyecto en fechas estipuladas y en la realidad, no se cumple?

Errores constantes: cada error genera pérdidas, “el programa no funciona”… hay que hacerle ajustes, rebabas en el material… por lo que se rechaza, genera Reportes y calificaciones negativas como proveedor, lo que implica pérdida de clientes.

Alteraciones a tus procesos: ¿se respeta la calidad en tu producto o servicio?
Clientes insatisfechos (internos y externos): ¿qué acciones has implementado luego de realizar tu Encuesta de Satisfacción de Clientes?, o ¿cuál es tu Plan de Acción después de medir el Clima Laboral?… medir algo y sólo ver los resultados, es como tomar a temperatura, detectar fiebre y no hacer nada.

Procesos se pierden: las respuestas que me he encontrado en las empresas son sorprendentes, “no documento, porque todo lo tengo en mi cabeza”, ¿en serio?… entonces qué sucede cuando alguien pide permiso por maternidad, o alguien se accidenta, o deja de ser parte del equipo por las razones que sean.

Conclusión:
Reflexiona en tus procesos actuales, ¿son rentables?, ¿generan valor?, o ni siquiera los has documentado, tienes la posibilidad de hacer felices a tus clientes o perderlos, puede que estés a tiempo, recuerda que una catástrofe no se planea y lo que hoy sirve, maña es obsoleto, ¡piénsalo y actúa consiguiente mejor productividad y rentabilidad!

¡Muchas gracias por leerme!
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