Administración, el talón de Aquiles de muchas agencias de la industria, en cualquiera de sus especialidades, prospectar, generar ventas, cotizar, facturar, cobrar, implementar controles en el equipo, sistematizar procesos y un largo etcétera de aspectos que nos hacen quebrarnos la cabeza.

Cuando piensas que tu creatividad es tu producto, dimensionas el complejo camino hacia buscar la rentabilidad de tus servicios. Lograr terminar el día con la tarea hecha es un reto mayor. Durante los últimos 15 años he cometido los errores más atroces en buscar comprender el tema, aún creo que tengo mucho qué aprender, pero desde mi perspectiva les comparto algunos aspectos que considero relevantes a la hora de elegir alguna solución tecnológica que aminore la carga.

Sobran opciones en el mercado, desde las especializadas en ventas y prospección; las enfocadas a procesos y administración de proyectos; las que nos ayudan a administrar los dineros. Cada paquete contiene diferentes herramientas que aplican para departamentos de la agencia sin importar su tamaño. Aquí mis sugerencias para elegir un Software as a Service.

El diablo está en los detalles

Primera tarjeta de alerta, revisa muy bien los paquetes que ofrece tu solución, muchas de las opciones en el mercado ofrecen sus servicios por número de usuarios, está fórmula es peligrosa si tu agencia está creciendo rápidamente porque los gastos se incrementarán con tu facturación; sin olvidar que muchas veces las cuotas son en dólares. Así que considera bien tu elección sobre todo cuando se trate de contratar servicios cuyas pólizas crecen conforme incrementas el número de colaboradores.

Toma chocolate paga lo que debes con descuento

Si has mantenido una operación estable por varios años, te recomiendo que aproveches los pagos anticipados y apuestes por los SaaS que los ofrecen. Muchos de ellos otorgan entre un 10 y un 12 por ciento de descuento en sus pólizas haciendo pagos anuales. Además de que congelas el costo por aquello de la volatilidad del dólar.

Muchos paquetes, poco control

Una trampa muy común, conforme van creciendo las agencias se vuelve inminente controlar diversas funciones administrativas, por lo que tu facturación mensual queda llena de cargos recurrentes de varias herramientas; mientras por otro lado, la operación de los departamentos está desvinculada, tienes al mismo cliente en diferentes plataformas con diferente data = a dolor de cabeza. Si es tu caso, considera las opciones de herramientas integradas, aunque aún no existe una aplicación enfocada a la industria creativa, si hay algunos servicios que tratan de conglomerar todas las funciones en una sola plataforma.

Tener tu propia URL dentro del SaaS

En definitiva es un punto a favor para las plataformas que ofrecen la opción de URL dedicada, es mejor opción por aquello de que requieras compartir el acceso a clientes o colaboradores.

Para alivio de muchos casi se acaba el 2016, es momento de planear lo que viene ¿Están listos?