Con la gran competencia que enfrentan las empresas hoy en día, es necesario el diseño de nuevos procesos que ayuden a mejorar la productividad en pro de destacar y ganar la preferencia del consumidor.

Un cambio que transforma a las organizaciones de manera considerable es la colaboración, en donde personas de la misma área o incluso de otras, colaboran para realizar tareas en común.

Desafortunadamente, para algunas personas el colaborar les significa perder la autoría o control del proyecto, pero cuando la colaboración es bien encaminada y dirigida, le da a cada individuo su peso y valor en el trabajo realizado.

Problemas que enfrenta la colaboración

Falta de información

Este es un problema común ya que cuando no se tiene toda la información o la info correcta, la iniciativa de los miembros puede encaminarse hacía direcciones equivocadas y afectar al proyecto en su conjunto. El brief es una de las herramientas más útiles para resolver este tema, ya que mediante un documento de presentación se pueden conocer los detalles del trabajo a realizar.

Distribución adecuada de las responsabilidades

En ocasiones por el exceso o falta de iniciativa de ciertos miembros del equipo, la carga de trabajo puede no ser equitativa y adecuada, lo cual plantea el reto de analizar antes de empezar y durante el tiempo, un análisis de como están distribuidas las cargas para poder hacer los ajustes necesarios para evitar saturar o desperdiciar el tiempo y esfuerzo del equipo.

3 manera para impulsar la colaboración

Objetivos personales vs objetivos de negocio

Por lo general las empresas buscan cumplir con los objetivos de negocio a toda costa, el problema viene cuando los individuos que participan en el proyecto no ven el proyecto como propio y solo participan como parte de un trabajo más.

Cuando cada integrante del equipo tiene sus propios objetivos, sabe lo que va a aportar y se le permite proponer nuevas formas para lograrlo, en ese momento el compromiso de la persona es evidente y el resultado se nota en la calidad y puntualidad del proyecto.

Contar con los medios y herramientas adecuadas

Actualmente es común encontrar empresas que tienen oficinas en diferentes ciudades, incluso en diferentes países, esto representa un gran reto para la administración de proyectos si no se cuenta con las herramientas adecuadas para hacerlo. Hoy, mediante servicios en la nube(Cloud) han surgido herramientas muy poderosas que permiten unir equipos de trabajo, y hasta organizaciones enteras dentro de una misma plataforma sin importar el lugar físico donde se encuentren.

Existen varias plataformas para desarrollar la colaboración, cada una con sus propias características como Zyncro, Yammer y una que recientemente pude ver en acción y me dejó sorprendido fue Connections de IBM, la cual no solo permite colaborar, sino que también da la oportunidad de desarrollar la creatividad, la innovación y las cualidades de cada integrante dentro de un entorno con estilo de red social.

Libertad y confianza para participar

Este punto es complicado, pero cuando se logra los resultados son sorprendentes, ya que cuando los miembros de un equipo se sienten en confianza para aportar, participar y proponer, el resultado puede sobrepasar las expectativas. Para lograrlo el líder debe estimular a cada uno de los miembros de manera colectiva, pero también de forma particular. La confianza es algo que se gana con tiempo y trabajo y es muy fácil perderla por un descuido, de ahí que los líderes de proyecto deben de estar pendientes en todo momento del desempeño de cada integrante para detectar posibles frustraciones o situaciones que ameritan intervención.

Como conclusión, cuando un individuo se siente motivado, en confianza, con la información adecuada y las herramientas correctas para hacer su trabajo, el resultado invariablemente es el óptimo y por consiguiente la organización mejora en su conjunto.

El conocimiento que no se comparte, pierde por completo su valor.