En un curso de administración de proyectos me encontré con una frase que me hizo reflexionar: Nunca hay tiempo para hacerlo bien, pero sí hay tiempo para hacerlo dos veces. Con un tono sarcástico, nos recuerda que muchas veces tenemos tanta urgencia por completar una tarea que terminamos haciéndola mal, lo que nos obliga a repetirla y gastar más tiempo y recursos de lo necesario. No pude evitar pensar en los negocios que desean franquiciar, en cómo la prisa por aprovechar una oportunidad puede llevarlos a tomar decisiones apresuradas. Ya sea porque alguien les ha solicitado una franquicia, porque buscan una expansión acelerada o porque temen perder terreno ante la competencia. Muchos empresarios quieren desarrollar su franquicia (lo que eso signifique) en el menor tiempo posible, sin considerar el impacto de un proceso mal ejecutado.
No son pocas las ocasiones en que algún empresario ha llegado a la oficina diciendo: “necesito que me hagas mis manuales y contrato este mes, porque ya vendí una franquicia” o “ya tengo todo ya solo véndeme un contrato”. Definitivamente no funciona así, y no conozco un solo caso que haya tenido éxito al hacerlo de esta forma. Al final, la precipitación termina dañando el patrimonio del inversionista incauto que confió en “la disque franquicia” (que no es otra cosa que la misma empresa operadora más un contrato de machote y unos manuales) y en casi todas las veces esta historia termina con un seudofranquiciante dañado en su orgullo, en su marca, en su bolsillo y desilusionado de franquiciar, sin darse cuenta de que el problema estuvo en su urgencia y falta de planeación, no en el modelo.
Franquiciar es un proyecto a largo plazo que debe planearse con visión estratégica, y contradictoriamente, queremos prepararlo en un período muy corto. ¿Cuántas veces el plan de franquiciar surge de un proceso estructurado que considera la transformación de los sistemas de la empresa y los recursos necesarios? La respuesta es clara: muy pocas veces, casi nunca.
La importancia de hacerlo bien desde el inicio.
Si deseas hacer crecer tu negocio mediante franquicias, sigue el consejo de Napoleón: Vístanme despacio, porque llevo prisa. No tomes decisiones impulsivas ni te dejes influenciar por consultores que parecen tener más prisa que tú por querer llevarte a la gloria de la franquicia en tiempo récord. Al otorgar franquicias, recibirás el capital de inversionistas que han ahorrado durante años un patrimonio familiar con la esperanza de mejorar su futuro económico. ¡Es una gran responsabilidad! Además, tu negocio ha requerido esfuerzo y dedicación para llegar a donde está, te ha costado sangre, sudor y lágrimas. No pongas en riesgo todo lo que has construido por una decisión apresurada.
Para garantizar el éxito de tu sistema de franquicia, es fundamental generar sistemas que permitan que el modelo funcione en distintas ubicaciones y con diferentes operadores. Esto implica institucionalizar, modelar procesos, optimizar recursos, consolidar la cadena de suministro y desarrollar una nueva estructura organizacional robusta. Solo después de haber establecido estos cimientos se deben elaborar manuales y contratos, que muchos erróneamente consideran el único requisito para franquiciar. No confundamos requisitos con herramientas o resultados. Para casarte, requieres estar soltera. El vestido y el peinado no son requisitos, son parte de tus deseos para vivir ese día, pero no son indispensables para la boda. Los manuales y contratos son el reflejo de un modelo de negocio bien estructurado, no el punto de partida.
Un error común es pensar que, porque tu negocio tiene éxito en una ubicación, está listo para replicarse en distintos puntos de manera inmediata. Si el éxito de tu restaurante es que tu abuelo tuvo la oportunidad de adquirir ese local en la zona centro de la ciudad donde tenemos un alto flujo de gente, no podemos esperar replicarlo fácilmente. Habrá primero que probar si funciona en ubicaciones que sí están disponibles. Si mi negocio es muy novedoso, habrá que esperar a ver si el éxito permanece o fue solo los primeros días de operación. Es decir, tienes que demostrar que la rentabilidad se puede duplicar en otras condiciones. Si bien el modelo de franquicia permite la expansión con menor inversión directa y un riesgo compartido, es fundamental que el nuevo concepto de negocio esté modelado, sólido, probado y estandarizado antes de dar el siguiente paso.
“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización”
J.P. Sergent.
Empresario francés que fundó la empresa Sergent Major, especializada en ropa infantil
Para evitar decisiones apresuradas, es recomendable seguir un proceso estructurado que contemple por lo menos los siguientes aspectos:
- Validación del modelo de negocio: Antes de franquiciar, es crucial contar con procesos estandarizados, una propuesta de valor clara y un modelo financiero que demuestre rentabilidad. Vamos a franquiciar un nuevo modelo de negocio, no un emprendimiento, idea o proyecto. El primer punto, es profesionalizar y adaptar el negocio para que opere con alguien más.
- Desarrollo de manuales y capacitación: La transferencia del conocimiento es clave en una franquicia. Es necesario documentar cada procedimiento y diseñar un sistema de capacitación y control efectivo para garantizar la calidad en cada unidad franquiciada. Tener el know-how documentado es esencial, pero no nos sirve si no sabemos trasmitirlo a colaboradores y franquiciatarios, y si no tenemos un sistema de evaluación que nos permita saber si se está operando conforme a los estándares.
- Aspectos legales y contractuales: Un contrato de franquicia bien planeado protege tanto al franquiciante como al franquiciatario. Debe elaborarse de acuerdo con las reglas y condiciones de tu sistema/modelo de franquicia. De nada sirve un machote o un genérico, solo logrará meterte en problemas (¿y sabes quién se ofrecerá a llevarte el pleito? ¡El mismo consultor que te cobró por el machote de contrato!) Si los puntos anteriores los hiciste bien, no pierdas todo por un mal contrato. Además, se deben cumplir todas las regulaciones locales e internacionales que apliquen.
- Selección de franquiciatarios adecuados: No todos los interesados en adquirir una franquicia son los indicados. Es importante definir un perfil adecuado y contar con un proceso de selección que asegure el compromiso y la capacidad del inversionista. Recuerda: no “vendes” franquicias, seleccionas a los mejores candidatos para sumarlos a tu proyecto de marca, buscamos personas que quieran comprometerse contigo (y tú con ellos) y que generen valor a la marca en el mediano y largo plazo.
- Estrategia de expansión sostenible: Crecer demasiado rápido sin la infraestructura adecuada puede llevar al fracaso. Es necesario definir una ruta de crecimiento con base en la capacidad de soporte de la marca y el plan financiero de la operadora de franquicia. Para ir de 5 a 50 unidades no solo se requiere dinero. Implica un proceso de estructuración del corporativo franquiciante, experiencia y soporte, por tanto, de tiempo.
Evita las soluciones rápidas y poco efectivas.
Roma no se hizo en un día. Es preocupante ver publicidad en internet de consultores que prometen desarrollar franquicias en ocho semanas o cursos que aseguran que, al final, el empresario podrá franquiciar su negocio por sí mismo. Más preocupante aún es que haya quienes crean en estas promesas. La urgencia por ahorrar tiempo y dinero no debe llevarte a tomar decisiones equivocadas que, en el mejor de los casos, te costarán más tiempo y dinero en correcciones. En el peor de los casos, podrían provocar el fracaso de tu franquicia y la pérdida de tu negocio original. En ocasiones, el franquiciante novato no se da cuenta que no está preparado para iniciar, otorga franquicias que son fracaso anunciado, se llena de problemas, y termina decepcionándose y a veces, hasta perdiendo su negocio original. Muchas veces me han dicho: las franquicias no funcionan. Yo les respondo: no funciona lo que tú hiciste, el modelo de franquicia está probado que es el mayor acelerador de negocios del planeta, basta salir a la calle y ver los comercios que son franquicia creciendo cada vez más, por toda la ciudad y por todo el mundo.
Algunos empresarios justifican su prisa con el argumento de que ya tienen un interesado en comprar la franquicia. Pero ¿realmente es un candidato idóneo? Si no se ha definido el perfil del franquiciatario, ¿cómo saber si tiene la capacidad de operar la marca? Si no se ha desarrollado el modelo financiero, ¿cómo estar seguros de que cuenta con los recursos necesarios para invertir? En muchos casos, estos “interesados” desaparecen en cuanto se ven ante un franquiciante serio con un proceso de selección robusto. No te preocupes por perder la oportunidad: si trabajas bien tu proyecto, atraerás mejores candidatos y tendrás más posibilidades de éxito en el mediano plazo.
Prepararse para el futuro.
Franquiciar no solo implica desarrollar un modelo de negocio exitoso, sino también estar preparado para administrarlo. Crear una franquicia es como emprender un negocio completamente nuevo, con roles y responsabilidades diferentes a las que tienes actualmente. Antes de lanzarte, debes preguntarte: ¿qué equipos, materiales, sistemas, personal y espacios necesitas para operar tu empresa franquiciante? ¿Qué capacitación requieres para desempeñar tu nuevo rol? Es como si hoy tuvieras un automóvil compacto y quisieras comprar un camión. No basta con tener el dinero para la compra; también debes considerar dónde guardarlo, quién lo manejará y cuánto costará su mantenimiento.
Recuerda que franquiciar es un proyecto a largo plazo, y debe abordarse con decisiones informadas y fundamentadas. No permitas que una ocurrencia —que muchas veces ni siquiera es tuya, sino de alguien externo— determine el rumbo de tu marca. Infórmate, asesórate y realiza el proceso de conversión de tu empresa hacia franquicia de la manera correcta: con el tiempo, los recursos y la planificación adecuados.
Espero que esta colaboración (número 89) sea de utilidad para ti y para tu negocio. Recuerda visitar mi canal de Youtube “FranchiseZar” donde encontrarás un gran acervo en temas de negocios, franquicias y emprendimiento. Escúchame en el canal de FB de LA FORMULA DE LA FRANQUICIA. ¿Interesado en adquirir una franquicia? Pregúntale a FranchiseZar® y #notedejessoprender. Se despide de ustedes su amigo el Zar de las Franquicias, nos vemos en la próxima.
