Un arma indispensable para las agencias son los boletines de prensa. Cuando están desarrollados correctamente son un recurso ideal del que podemos obtener muchos beneficios. Según un estudio de la Universidad Complutense de Madrid, sólo el 21 por ciento de los boletines de prensa son retomados por los medios y agencias o contribuyen a la generación de contenidos periodísticos relacionados.

Por esto, para que un boletín tenga éxito y sea tomado en cuenta, hace falta que ninguno de los siguientes elementos se omita y así evitemos que sea uno de las decenas de boletines que a diario se lanzan y que poca o ninguna repercusión logran. ¿Sus boletines cuentan con los siguientes elementos indispensables?

Que atrapen desde la cabeza: el redactor debe de estar consciente de que para atraer la atención y ser tomado en cuenta, antes del envío de un boletín, se debe elegir cuidadosa y asertivamente el asunto en el correo electrónico, la cabeza, los balazos y el primer párrafo del texto, donde se deben resumir los datos más impactantes y atrapar al lector, así, si éste deja de leer en el segundo o tercer párrafo, ya se habrá enterado de lo más importante. Mucha información valiosa puede pasar desapercibida si no se logra atraer en los primeros segundos de lectura. 

Que comuniquen algo: puede parecer una obviedad mencionar que el objetivo de un boletín es ofrecer información noticiosa, sin embargo reporteros y editores se quejan amargamente de que a diario sus buzones de correo se llenan de una buena cantidad de mails con información poco trascendental y que son pocos los boletines que merecen su atención. El éxito no se obtiene al escribir y lanzar boletines a destajo, sino elaborando el número necesario de ellos, con la información adecuada.

Que sean periodísticos: lo mínimo que un reportero o editor puede esperar de un boletín de prensa es que contenga los elementos básicos de un texto informativo, que responda en su primer párrafo el qué, quién, cómo, cuándo y dónde, y que su estructura sea, como en el genero noticia, la de una pirámide invertida, es decir, que en los primeros párrafos se mencione lo más importante y en los últimos lo que es dispensable.

Que la extensión sea ideal: si hablamos de boletines, el tamaño sí importa. No es necesario que en cada uno de ellos escribamos un larguísimo y aburrido tratado que nadie va a leer, pero tampoco se trata de lanzar unos cuántos párrafos con escasa información. La extensión recomendable para un boletín de prensa es una cuartilla y hasta una cuartilla y cuarto, con datos precisos y de utilidad.

Que proyecte a nuestros clientes: cada empresa o institución tiene algo positivo que puede presumirse al mundo, un boletín de prensa es un vehículo ideal para dar a conocer estas virtudes, por lo que debe aprovecharse al máximo de forma inteligente, es decir, sin que la información parezca un anuncio. Para que un boletín tenga éxito, debemos buscar el equilibrio entre la información comercial y el cúmulo de datos que vamos a utilizar como referencias alrededor de lo que queremos dar a conocer.

 Que acierten en el timing: el día y la hora en que lanzamos un boletín puede significar el éxito o el fracaso, independientemente de la calidad que ofrezca. Lo más común es mencionar que un boletín nunca tendrá éxito si se manda un día lunes, cuando nadie está de humor para leer mucho, tampoco el jueves o viernes ni los fines de semana. El martes a medio día puede ser el momento oportuno para enviar nuestro boletín, cuando se trata de ciertas fuentes, pero algunas otras están escasas de información para el fin de semana y agradecen cuando la información les llega por el jueves o viernes. Lo ideal es conocer a la perfección la información de nuestros clientes así como el movimiento de cada fuente y a sus actores, para detectar qué días serán los mejores para lanzar un boletín.