Para mantener la continuidad del negocio durante la contingencia de COVID-19, la gran mayoría de las empresas, donde el giro de negocio lo permite, han tenido que implementar el trabajo remoto o Home office. Esto está generando varios retos tanto a nivel organizacional (más del 50% de empresas no contaban con una política de home office) como de liderazgo (manejo de equipos virtuales) e individual (falta de experiencia y guía para hacerlo).

Es por esto que hoy comparto los 7 puntos que los líderes recomiendan para ser productivo haciendo Home Office durante estos tiempos de confinamiento.

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1. Crea un espacio físico para maximizar enfoque y resultados. 

Busca establecer un lugar en casa donde puedas tener la mayor concentración y de preferencia haya una ventana con luz natural para que seas más productivo. Asegúrate que el mobiliario que utilices sea ergonómico. Mantén tu escritorio limpio y busca tener algunos objetos que te inspiren como plantas, cuadros o incluso un vision board donde a través de imágenes y frases plasmes la visión que te motiva a trabajar día a día. 

2. Obtén los recursos necesarios. 

Define las herramientas que necesitas para trabajar desde casa y platica con tu empresa si estos artículos son reembolsables. Algunos elementos clave son: Internet con buena velocidad, computadora, software (ej. Office 360, zoom, skype) y hardware (monitor, teclado, audífonos con micrófono, bluetooth y noise cancelling, impresora, etc.).

3. Cuida tu salud integral

Si no estás sano y con energía difícilmente serás productivo. Sigue la rutina H.A.C.E.S. para mantener tu salud: 

• Hidratar: 2Lt de agua al día
• Actividad física: 30 minutos al día
• Comida: en horarios regulares, baja en azúcar y grasa 
• Espiritual: alguna práctica de introspección como rezar, meditar, escribir, contemplación, etc.
• Sueño: dormir de 7-9 horas al día

4. Construye una agenda integral y registra tu tiempo

Construye una agenda diaria y semanal para ser productivo y mantener un buen nivel de energía. Considera lo siguiente:

1. Define de 3 a 5 prioridades por día. Ten expectativas realistas porque el progresar te mantendrá motivado.
2. Construye una agenda integral: considera los compromisos laborales (reuniones programadas, entregables, etc), necesidades y acuerdos familiares (ej: comer todos juntos, responsabilidades de los hijos, etc.) así como necesidades de casa (limpieza, compra de alimentos, etc).
3. Establece rutinas transición de tus actividades laborales a vida personal.
4. Agenda bloques de tiempo de 90-120 minutos y en las pausas muévete físicamente y descansa la mente y cuerpo haciendo algo distinto  (llamada a un amigo, ver 30min de tu serie favorita, regar las plantas, etc.) 
5. Deja espacios abiertos para lo inesperado
6. Ten una lista de placeres o gustos y procura tener una actividad placentera al día. 
7. Registra tu tiempo. Ten claridad de qué parte de tu trabajo será por logro de objetivos,  cuál por expectativa de horas trabajadas así como la evidencia que requieren.

5. Define límites entre trabajo y casa

La ventaja de trabajar en casa es que hay flexibilidad de tiempo y lugar para que las cosas pasen. Sin embargo esto no quiere decir que estes trabajando todo el tiempo. Además de establecer rutinas para marcar el inicio (ej. desayuno y café) y cierre (ej. pasear al perro) de tu día laboral, ten un acuerdo con tu jefe de las horas en que estarás disponible y/o conectado. Hoy en muchas empresas, por falta de cultura de home office, están trabajando jornadas de 12-14 horas, agotando a los trabajadores y siendo poco productivos. 

6. Diseña una dinámica en casa para la sana interacción de todos (incluyendo niños pequeños) 

Cuando todos creíamos haber dominado el balance entre la vida familiar y nuestra vida profesional llega la cuarentena por COVID-19 el cual nos pone en situaciones estresantes y muy demandantes, sobretodo en aquellas casas donde ambos padres trabajan y tienen niños pequeños o familias de papá o mamá soltero con hijos pequeños. Algunos tips que pueden funcionar son:

1. Comunica a tu jefe y equipo tus condiciones familiares y define expectativas
2. Si son dos adultos en casa, establezcan turnos profesionales y familiares, de manera que cada uno de ustedes tenga 2 bloques de 2 horas con total enfoque en el trabajo sin interrupciones.
3. Da atención dedicada a tus hijos cuando te toque el turno de familia. Tu atención sin interrupciones bajará su ansiedad y su comportamiento será más tranquilo.
4. Crea una lista de actividades, de acuerdo a la edad de tus hijos, identificando aquellas que pueden hacer solos (dormir, tiempo pantalla, leer, etc.) y aquellas que hacen contigo. Identifica aquellas actividades que logren su concentración y planea tus llamadas y principales actividades laborales durante este tiempo. Procura incluir 1 hora de actividad física al día para ellos.
5. Sé flexible, las condiciones actuales por COVID-19 son excepcionales. Estrésate lo menos posible y escoge tus batallas.

7. No te aísles! Conecta con otras personas y alimenta tu red de contactos 

Asigna tiempo de comunicación profesional y personal. No contestes continuamente chats personales en tiempos de trabajo y viceversa. Puedes usar tus breaks laborales para contestar chats y correos personales, pero no lo hagas continuamente porque estos son distractores que causan ineficiencias.

Cuando tengas reuniones virtuales, asegúrate de participar en las llamadas para que seas escuchado y estés presente. Por último busca socializar con colegas teniendo una video llamada una vez a la semana. 

Estos momentos son una gran oportunidad de que juntos adoptemos la buena práctica de trabajo remoto, el cual nos puede dar mayor flexibilidad, calidad de vida y productividad. 

Aún hay poca claridad de cuánto tiempo más tendremos que trabajar en estas condiciones, por lo que es muy conveniente que revises tu rutina de home office así como que las empresas diseñen una política formal. 

Si estás interesado en conocer más detalle de cómo hacerlo, escríbeme al email [email protected] para inscribirte a los webinars gratuitos de buenas prácticas de home office y liderazgo de equipos virtuales.

Recuerda mantener el espíritu fortalecido, la mente ocupada y los vínculos personales nutridos