Ninguna empresa está exenta de sufrir una contingencia, ya sea por fenómenos de la naturaleza como puede ser un temblor, inundaciones, huracanes, o por cuestiones administrativas como los son una intervención por parte de la autoridad para desalojar el lugar de trabajo, fallas técnicas en el edificio donde está ubicada la empresa y hasta por errores de la administración de la inmobiliaria que pueden llegar a afectar a todos los arrendatarios que ocupan el inmueble y que confían en que la situación legal del edificio está en regla.

Por increíble que parezca, tan sólo 3 de cada 10 empresas cuentan con un plan de contingencia y estamos hablando básicamente de corporativos y empresas trasnacionales, por lo que de presentarse una situación inesperada con la que se detenga la venta y capacidad de seguir produciendo, causará grandes estragos en la situación financiera de la entidad y dependiendo del tiempo en que pueda regresar a reanudar sus operaciones podría ponerla al borde del colapso. Por ello es conveniente tomar medidas para qué, en caso de presentarse una situación de emergencia se tome en cuenta lo siguiente:

1. Contar con un plan de contingencia

El plan de contingencia debe detallar el procedimiento que debemos seguir ante una situación de emergencia que pueda poner en peligro la marcha del negocio. Tiene que ser un plan donde se describan cada una de las acciones que se deban tomar de manera rápida y muy precisa para que se pueda controlar la merma o la pérdida en la compañía.

2. Buscar sedes alternas

Es muy importante cuando se presenten situaciones que representen una contingencia para la organización, contar con uno o varios lugares donde el personal pueda estar bajo condiciones adecuadas para poder seguir operando de forma externa, con el objeto de evitar el desplome de los ciclos operativos de la organización, así como la generación de una mayor pérdida que pueda debilitar demasiado a la compañía. Hay personal que puede trabajar perfectamente desde su casa, pero también existe personal que sólo podría trabajar con cierta supervisión y en condiciones donde puedan ser productivos.

3. Hacer uso de la tecnología

Estamos viviendo tiempos donde las comunicaciones juegan un papel importantísimo en tiempos de situaciones extremas, por lo que será necesario mantener una comunicación adecuada con todo el personal a través de las diversas herramientas tecnológicas que tenemos al alcance y no debe haber pretexto alguno por parte de los empleados para estar disponibles en todo momento que se les llegue a requerir. El uso de las redes sociales será fundamental para permitir que fluya la información tanto con el personal, como con los clientes, proveedores, acreedores y diversos agentes con los que debemos mantener una comunicación constante.

4. Proactividad ante todo

Quién se quede cruzado de brazos en momentos tan apremiantes, esperando a que la contingencia se resuelva de un momento a otro, estará cometiendo un grave error, pues se tienen que tomar medidas extraordinarias que permitan la continuidad del negocio sin escatimar tiempo ni dinero desde el primer momento en que ocurra el suceso. Son los momentos en que el liderazgo y experiencia de la gente que está en posiciones gerenciales debe salir a flote, pues deberán asignar tareas a todo el equipo de trabajo para que nadie se quede sin hacer nada. Recordemos que la paralización e inacción de los líderes en momentos complicados se puede convertir en algo catastrófico para la organización, pues ellos son tomadores de decisiones y en momentos de apremio es cuando más participativos deben estar.

5. Identificar oportunidades en la crisis

Las compañías que avanzan de manera significativa son aquellas que van saltando obstáculos y encontrando oportunidades en los peores momentos. La clave está en identificar áreas de oportunidad y explotarlas para contribuir al crecimiento de la empresa. Quien afronte las situaciones adversas como retos les aseguro que saldrá más fortalecido y con una moral en lo más alto.

6. Evitar conflictos internos

Hay gente que tiene como deporte favorito estarse peleando con todo mundo y en todo momento, sin embargo en tiempos de contingencia lo que menos conviene a todos son los conflictos; al contrario, es cuando la gente debe aportar toda su capacidad en pro de la compañía, olvidarse de las rencillas y luchar por un fin común, que es mantener a flote un barco que está haciendo agua. La polarización en tiempos de crisis lo único que ocasionará serán mayores problemas, perder tiempo y desviar la atención de lo verdaderamente importante.

7. Mantener la calma en todo momento

Es muy importante que en tiempos de crisis no se tomen decisiones alocadas, con el hígado, ser viscerales, porque lo único que vamos a provocar es mayor caos. Las decisiones se deben tomar con la cabeza fría, ser pacientes, tener capacidad de reacción inmediata pero bajo ciertas bases, recordemos que los apresuramientos pueden causar más daño y ponernos en una situación todavía más extrema de la que estamos.

La continuidad del negocio debe ser preponderante y meta única en el caso de que se presente alguna contingencia en la empresa, ya sea por cuestión de la naturaleza o errores administrativos; y por lo tanto, contar con un plan de acción que se pueda aplicar de manera inmediata podría ser la diferencia entre salir muy dañado o preservar intactas todas las áreas y activos de la empresa.