La vida laboral es cada vez más fragmentada, se hacen más cosas, se tienen más tareas, cada vez más diversas, sin dejar de sumarle el que la parte personal y social, también se termina convirtiendo en una especie de colcha de retazos en la que vamos cosiendo pedazo a pedazo, pero sin lograr tener una imagen general de la figura que se quiere obtener, debido al exceso y velocidad de las actividades del día a día.

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Para manejar mejor el tiempo, especialmente cuando se trata de las actividades profesionales, las herramientas tecnológicas abundan y no dejan de ser útiles, sin embargo las prioridades y formas de hacer las cosas, deben ser decididas por cada quien, para que todos los implementos funcionen a nuestro favor.

Por ello, a continuación, 7 interesantes claves publicadas en The Muse, sobre como convertirse en un excelente administrador del tiempo y la energía, para llegar a ser in superhéroe de la productividad:

1. Hacer primero lo más complicado

Parece obvio, pero no deja de ser cierto. Cuando comience el día, evalúe, de forma rápida, todo lo que debe hacer. La tarea más difícil será la que más le demore, y la que más energía le consumirá. Dejarla de lado hasta el final, le ocupará energía mental pues estará pensando en ello y en lo que le falta para culminarla. Termine lo más complicado primero y su día será desde ese momento, más ‘ligero’ y estará más animado, porque lo que le queda por completar ya no será tan difícil.

2. Ofrezca ayuda a sus compañeros más productivos

La colaboración es la clave para ser altamente productivo. Para comenzar este proceso lo primero debe ser encontrar a quien más trabaje en la oficina. Luego debe ofrecer su ayuda en algún proyecto o tarea (pero no lo haga con un interés particular en mente, debe ser un ofrecimiento de ayuda sin más). Su compañero entonces estará dispuesto a ayudarle cuando usted se encuentre en atascado en algún proyecto, en un futuro próximo. Es una regla de oro de la productividad. Ayuda a otro y ellos te ayudarán. Y esta regla vale tanto para compañeros de oficina, como para compañeros y contactos de trabajo lejanos.

3. Termine lo que comience

Otra clave que parece obvia, pero no por ello menos útil. La razón por la que es fácilmente olvidada es debido a que durante la jornada laboral se trata de ser multitask en todo momento. Cuando se comienza alguna actividad, se pone cuerpo y mente a funcionar en pro de ello, y si se abandona antes de terminarla, se pierde el “momento” y luego se debe volver a invertir más energía en retomarla.

4. Pare de trabajar cuando sienta que ha llegado a un punto muerto en una tarea

Terminar una tarea es importante, pero también hay que saber cuando parar, si se llega al punto en el que no se puede avanzar más, porque no se llegará a ninguna parte. Por ejemplo, se comienza una investigación para un proyecto y luego de recopilar parte de la información, nos damos cuenta de que el resultado no será el deseado. Es mejor detener la tarea en ese punto y buscar darle un nuevo enfoque o sencillamente abandonar por completo para no invertir energía y tiempo en un proyecto que no funcionará.

5. Resista la urgencia de pedir ayuda, a la primera complicación

Ser altamente productivo significa saber como perseverar en el proceso.  Si se comienza a tener algunas dificultades, se debe intentar solucionarlas. La razón radica en que durante el proceso, cuando existe un esfuerzos para superar complicaciones, se aprende, y estas lecciones servirán para enfrentar nuevos retos. Es bueno poner a prueba los recursos propios antes de acudir a otros. De esta forma se aprende a ser autónomo.

6. Ignore las charlas de oficina irrelevantes

Ser productivo tiene sus propias recompensas, cuando se termina alguna tarea, existe una sensación de ‘haber completado algo’ tangible que alimenta el sentimiento de autoestima. No lo cambie por unos minutos de charla entretenida en la oficina, si lo que realmente necesita es estar enfocada en el trabajo. Es necesario aprender a manejar las distracciones y frustraciones.

Al mismo tiempo, es importante recordar construir relaciones con sus compañeros de trabajo, animarlos cuando lo necesiten, e incluso tomarse unos minutos para ‘airearse’ si esto le ayuda a ganar volver más fresco a su actividad. No hay que confundir distracción saludable con pérdida de tiempo. Y la diferencia, en el fuero interno, es fácil de reconocer.

7. Maneje el tiempo que dedique a personas que le distraigan

Similar al punto anterior, pero en este caso enfocado en personas que, (siempre hay una o más en cada oficina) pueden ser causa de distracción por sus chistes, personalidad, espontaneidad, etc. No se trata de no interactuar con ellas, pero si de manejar las circunstancias, para no desviarse de la meta, sobretodo cuando se está trabajando en proyectos o tareas importantes y contrarreloj. Para evitarlos, utilice audífonos o cambie por un par de horas de sitio de trabajo, hasta que complete su ‘misión.’