Hace casi un siglo, Thomas Alba Edison, inventor y científico estadounidense, analizaba lo que significaba la productividad para ese entonces: “Estar ocupado no siempre significa estar trabajando de verdad. El objeto de todo el trabajo es la producción y para lograrlo debe haber un sistema de previsión, planificación e inteligencia aplicados. Parecer hacer, no es estar haciendo”, sus palabras hoy tienen una vigencia sorprendente, a pesar de los avances tecnológicos y el cambio en los hábitos de vida.

Durante los dos últimos años el sector empresarial se vio en la necesidad de trasladar al mundo virtual gran parte de las comunicaciones que antes realizábamos de forma presencial, y en este sentido muchas de las reuniones, presentación o exposición se llevaron a este contexto. Las videollamadas se convirtieron en una alternativa para trabajar de manera remota y conectarse con los clientes, colaboradores y proveedores. 

Según el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) en su informe: El futuro del trabajo en América Latina y el Caribe, tan solo para el primer trimestre de 2020, las descargas de aplicaciones que permiten llevar a cabo reuniones virtuales, trabajar documentos en línea se multiplicaron 20 veces, pasando de 750.000 descargas mensuales, a más de 15 millones.

Sin duda, un símbolo de lo que significó la pandemia para las empresas en el mundo entero fueron las plataformas para realizar videollamadas. En este contexto, tal vez la que mejor supo interpretar el momento que vivían las personas, con las diferentes medidas de aislamiento preventivo fue la aplicación Zoom, que en cuestión de semanas pasó de tener una presencia marginal a ser una herramienta fundamental en el día a día de millones de organizaciones. Tal fue su nivel de aceptación que entre los meses de agosto y septiembre del presente año, la empresa facturó 1,051 millones de dólares. 

Hoy usar este tipo de aplicaciones son parte de la nueva realidad en el mundo laboral y empresarial, la transformación digital aceleró su adopción, producto de la pandemia, y aunque gradualmente las actividades presenciales están tomándose, también se ha producido cambios en la forma como interactuamos y nos comunicamos con los clientes, colaboradores y proveedores y estos espacios continúan con gran nivel de aceptación.

Estos son algunas recomendaciones para hacer eficientes este tipo de encuentros y aprovechar los beneficios que la tecnología aporta a su realización:

01. Preparación:

Una videollamada debe ser asumida con el mismo rigor de una que se organiza presencialmente, bien sea para presentar una propuesta de un negocio, o si se trata del balance al equipo de trabajo de la organización. El canal digital lo que permite es convocar a una serie de personas que están en diferentes lugares, pero el éxito del encuentro depende enteramente de la forma como se plantee y la forma como se lleva a cabo. Prepara los documentos que vas a compartir, la presentación que realizarás, define la agenda y establece el objetivo del encuentro.

02. Aspectos técnicos:

Es necesario hacer una verificación previa, al menos 15 minutos antes de su inicio. El audio, las imágenes, los vídeos que se van a transmitir, todo debe ser probado. También debemos asegurarnos desde el punto de vista organizativo que cada uno de los invitados hayan recibido el link de conexión y el permiso o el acceso de la aplicación. Como participantes verifiquemos si contamos con las condiciones de cobertura de internet, que nuestro equipo funcione adecuadamente y que estamos en la cuenta y con el nombre correcto que usaremos.

03. Evitar distracciones:

Asegurémonos que durante el tiempo que dure una reunión estaremos aislados de distractores como pueden ser aplicaciones abiertas en el computador, atender un mensaje o un email que llega de última hora, una llamada telefónica, sonidos externos como música o la presencia de otras personas en lugar donde estemos ubicados. Avisemos a nuestro entorno, pero ellos también sepan como comportarse. 

04. Presentación personal:

La imagen que proyectamos, la forma como hablamos, el tono que utilizamos son aspectos que deben ser considerados. No importa si estamos en nuestra casa, en la oficina, en un café, en un hotel, hoy en todos estos lugares se puede trabajar y llevar a cabo de manera eficiente este tipo de reuniones. La recomendación siempre será abordarlas desde el respeto, la empatía por las personas que están conectadas. 

05. Disposición:

Por el mismo tipo de formato de estos encuentros, suelen ser reuniones más puntuales y que van más dirigidas hacia el seguimiento de tareas y cumplimento de objetivos, por lo que no deberían exceder los 45 minutos. Debemos aprender a expresarnos efectivamente, a saber, que nuestro lenguaje corporal comunica por nosotros, incluso aunque no estemos hablando en ese momento.   

Aplicaciones:

Según la necesidad de las empresas y las características de la organización a la que se pertenece, existen diferentes tipos de plataforma diseñadas para llevar a cabo este tipo de encuentros. La gran mayoría cuentan con acceso gratuito para las empresas, en especial si se trata de los emprendimientos y con sólo tener una cuenta de correo acreditada es suficiente. Algunas de las más utilizadas son: Zoom, Meets, Teams, Skype y FaceTime.