Ser el líder y responsable de un proyecto no es una tarea fácil, porque poner empeño y esfuerzo no será suficiente para lograr que el proyecto sea todo un éxito, se tiene que contar con un excelente líder y un equipo que estén concentrados todo el tiempo de duración del proyecto y que puedan trazar una excelente estrategia para ejecutar el plan de acción a la perfección y si durante el camino se les presentan obstáculos, los puedan sortear sin mayor problema.

Si estamos en la antesala de un proyecto, contando con un plan estratégico, conocemos los tiempos de ejecución, contamos con un equipo comprometido y tenemos un programa definido, lo único que nos faltaría considerar son algunos aspectos en los que debemos poner especial atención para que todo nos salga de maravilla. A continuación menciono cuales son esos aspectos que debemos tener presentes para que nuestro proyecto sea todo un éxito:

1. Comenzar a tiempo
Iniciar a tiempo el proyecto nos dará una gran ventaja, porque si desde un inicio empezamos con retrasos, seguramente en la última etapa de conclusión del proyecto estaremos comiéndonos las uñas para ver si estaremos a tiempo o si tengamos que incurrir en prórrogas, que lo único que ocasionarán será un incremento en costos y que muchas de las cosas no queden bien por terminarlas con prisa.

2. Juntas de seguimiento
Dependiendo de la magnitud e importancia del evento, dependerá la programación de las juntas de seguimiento respecto a los avances del proyecto, tal vez al principio necesitemos juntas diarias y conforme se reflejen los avances cambiarlas a 2 veces por semana o hasta una vez por semana. Lo que si necesitamos que ocurra es que las juntas sean muy productivas y no se conviertan en una pérdida de tiempo.

3. No salirnos del plan de acción original
Si contamos con un plan estratégico detallado que nos llevó mucho tiempo y esfuerzo poder realizarlo, lo debemos seguir. Si durante el transcurso del proyecto tenemos que hacer modificaciones al plan de acción original, las hacemos, porque los ajustes a mitad del camino son válidos, siempre y cuando sean para ayudar a mejorar el proyecto y no para complicarlo.

4. No entrar en pánico en momentos de crisis
La mayoría de los proyectos siempre estarán cargados de imponderables y puede ser que alguno de estos factores que no estaban contemplados en nuestra planeación inicial nos lleve al caos total y a desistir de nuestro proyecto. Cuando ocurra esto lo peor que podemos hacer es entrar en pánico, porque lo único que ocasionaremos es tomar decisiones precipitadas, gastar mucho más de lo que se tenía contemplado y tirar a la basura un proyecto que era clave para la organización y que además representa una pérdida en su situación financiera.

5. Cuidar el presupuesto
Más del 50% de los proyectos tienen que detenerse debido a que los costos en los que están incurriendo ya rebasaron el presupuesto inicial, de ahí la importancia de efectuar proyecciones adecuadas de costos en donde la desviación no debe ser mayor a un 7% respecto del presupuesto original.

6. Actuar y no reaccionar
Si somos proactivos la llevamos de gane, porque está en nosotros el hacer que las cosas ocurran y no esperar y confiar en los demás para salir adelante. Debemos tener una amplia capacidad para poder mover todo lo que se interponga en nuestro camino para cumplir con el objetivo único, que es el de concluir el proyecto de manera satisfactoria, pero si nos quedamos sentaditos no lograremos absolutamente nada.

La clave del éxito para concluir de manera satisfactoria un proyecto, radicará en la manera en que puedan ir resolviendo todas esas variables que no estaban contempladas en el plan original, porque ahí la creatividad, la audacia, la imaginación, el manejo de equipo y la administración de los recursos permitirán que las expectativas en relación con el proyecto se cumplan de manera eficiente y puedan representar mejoras para la empresa.