México, D.F.- La temporada decembrina trae consigo muchas consecuencias al trabajo de marketing, promociones de fin de año, cierre de presupuesto y preparación para el primer trimestre son algunas de las tareas que complican las fechas. Sin embargo, una de las más frecuentes es la organización de eventos de relaciones públicas. La tendencia es delegar este tipo de reuniones al departamento de mercadotecnia bajo la lógica de ser puntos de contacto con los clientes.

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La organización de eventos es una disciplina muy especial que requiere conocimientos en temas que van más allá de la mercadotecnia tradicional. Según Karla Pantoja directora académica de Katedra, empresa especializada en organización de eventos y convenciones “hay cuatro factores clave para que un evento sea exitoso, estrategia, planeación, promoción y logística”. “No importa el evento del que se hable, estos son los cimientos, todo evento es único y requiere compromiso total” añade Pantoja.

Aquí una lista de 5 consejos que harán que tu evento de fin de año sea un éxito con tus clientes:

1. Comienza por establecer objetivos

Un problema común en la organización de eventos de relaciones públicas es la falta de objetivos que se puedan medir. Regularmente una reunión de fin de año tiene el objetivo de reunir clientes, es indispensable definir cuántos y quienes queremos que asistan. Crear parámetros de éxito nos permite establecer cuñando el evento rebasa expectativas y cuándo fracasa. Es común que la métrica sea número de asistentes, de ser así es importante tener un monitoreo de confirmaciones y calcular que en estas fechas hay casi un 30% que no llegará el día comprometido por razones diversas.

2. Ubicación, ubicación, ubicación

No importa el tamaño de ciudad, el tráfico sube en la temporada navideña. Comienza por realizar una análisis de las oficinas de tus clientes para ubicar tu evento en un venue central. Es importante recordar que el lugar definirá el tono de tu evento, si es una reunión pequeña con un sabor privado las opciones son muchas, el límite es la creatividad. Terrazas, salones de banquetes o restaurantes funcionarán a la perfección. En reuniones más grandes es clave considerar el espacio requerido.

3. Comida y bebidas

Una de las fallas más comunes en la organización de eventos de fin de año es la incorrecta selección de alimentos y bebidas. Tus clientes se irán del eventos si falta que comer. En comidas es buena práctica adelantarse con un menú preseleccionado aún cuando se trate de eventos pequeños, la mayoría de los restaurantes servirán a partir de su propio menú si el cliente lo pide, esta práctica ayudará a disminuir tiempos de atención y a mantener los costos bajo control.

4. Invita con tiempo

Es triste ver que un evento en el que se invierte dinero falle en asistencia por tardar en la entrega de invitaciones. En la actualidad es impensable que un evento falle por este tema, las tecnologías digitales permiten enviar invitaciones con RSVP por email en cuestión de minutos. Eventbrite es una herramienta –entre muchas otras– que permite enviar este documento clave a partir de tu propia libreta de direcciones, con este tipo de estrategias podrás saber exactamente cuántos asistentes han confirmado con sólo abrir una página.

5. Revisa todo tres veces

Los eventos fallan por la suma de pequeños errores, rara vez es fácil culpar a sólo un tema. Hacer una lista de proveedores y puntos a revisar es una práctica muy saludable. En la columna izquierda todos los puntos a revisar acompañada de tres columnas a la derecha de cada elemento para distintos actores en el equipo, así habrán más responsables que verifiquen que las cosas salgan a la perfección.