Internacional.- El email se ha convertido en una herramienta imprescindible en el trabajo aunque mal utilizado, el correo electrónico puede convertirse en un gran agujero negro en el que la productividad se ve disminuida considerablemente. Si gestionar el email del trabajo te genera un gran estrés, no te preocupes ya que, a continuación, te vamos a mostrar 5 consejos o técnicas infalibles para que puedas gestionar esta herramienta de la forma más correcta y que así tu productividad no se vea mermada. ¡Toma nota de todos nuestros consejos!
1. No lo consultes en todo momento
Son muchos los trabajadores que comprueban constantemente el correo electrónico para ver si entra un email importante. Asimismo, también hay muchas personas a las que la notificación de un correo recibido capta su atención y deja lo que está haciendo para consultar el mail.
Tanto una como otra situación afectan a la productividad, así que para evitar distracciones y pérdidas de concentración, lo más recomendable es que desactives las notificaciones y consultes el email del trabajo solo cuando sea necesario. Lo mejor es que reserves momentos del día para ello o consultarlo cada cierto tiempo establecido.
2.- Utiliza bien el campo del “asunto”
Este campo del email de trabajo tiene la principal función de informar con pocas palabras al receptor del mensaje sobre el contenido del mismo. Así que tienes que lograr sintetizar en una sola frase, y con pocas palabras, la idea general del email para que quien lo lea lo pueda clasificar y darle mayor o menor prioridad.
3.- Nunca converses a través de este medio
Al presentar un uso tan generalizado, muchas veces utilizamos el email el trabajo sin que sea necesario porque creemos que es más rápido cuando, en realidad, no lo es. Ten por seguro que es mucho más productiva una llamada de 30 segundos para resolver una duda que un intercambio de 3 o 4 mensajes de correo electrónico para hacer la misma consulta.
Evita, por lo tanto, convertir el email de trabajo en una herramienta de conversación. Para eso ya existen otras aplicaciones como Skype o Slack, que son muy efectivas.
4.- Haz limpieza
Borra todos los emails que no necesitas conservar. Imagina que de media recibes 3 mensajes al día, al cabo de un año tendrás 1095 correos. Imagina que recibes más de tres correos electrónicos al día, será imposible trabajar con tantos correos archivados. Así que lo mejor es que hagas limpieza y borra aquellos mensajes que estás seguro que no necesitas conservar.
5.- Clasifica los mensajes
Para que puedas acceder con rapidez a toda la información de tu correo electrónico, lo mejor es que uses indicadores de colores y que crees carpetas y subcarpetas para clasificar los mensajes. Cuando acabes tu jornada laboral, la bandeja de entrada tiene que estar vacía y los emails clasificados.
