El procesamiento de correos electrónicos es una actividad que se realiza a diario en cualquier oficina y en la vida privada, sin embargo la avalancha de mensajes suele ser tanta, que puede consumir una importante parte de la jornada laboral.
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Para procesar con más eficacia los emails recibidos, desde Inc.com recomienda 5 tips sencillos que permitirán a los usuarios simplificar esta labor y ahorrar tiempo y energía.
- Actúe de inmediato. Una de las mejores formas de manejar los correos electrónicos es lidiar de inmediato con ellos. El porque, se debe a que el hecho de simplemente de abrirlo y leerlo, consume tiempo. Si se deja para luego, esta actividad se duplica. Lo que significa más inversión de tiempo. lo ideal es actuar de inmediato cuando la respuesta sea posible.
- Reenvié mails con más frecuencia. Puede que considere que debe responder a cada mensaje que le llegue, pero antes debe analizar si realmente le corresponde a usted resolver lo que se le plantee en cada mail de trabajo o si es responsabilidad de otro miembro del equipo. Cuando así sea, reenvíelo sin remordimiento.
- Saber buscar. Una de las claves para mantener el control de su inbox es la búsqueda eficaz. No se trata sólo de colocar el primer nombre o la empresa. Investigue y aprenda a sacar partido de las opciones que le de su cuenta de correo electrónico. Son más de las que piensa.
- Use el color. El cerebro humano responde al color. Utilice las posibilidades de su correo electrónico de catalogar mediante marcas de color sus mensajes. Este código personal le aportará fluidez al manejo de sus correos.
- Evite las carpetas personales. Tener que clasificar los emails entre personales o no (cuando este el trabajo) consume tiempo. Clasifíquelos por importancia o rapidez de respuesta y deje el resto en la gran masa de emails no importante.
