Internacional. En ocasiones, la herramienta de CC: (‘Con Copia) en los correos electrónicos puede ser una auténtica arma de doble filo para las personas que la ejecutan sin la correcta instrucción. Esta función, sumamente utilizada a nivel empresarial, puede generar la distorsión de los mensajes, la pérdida de privacidad o mal manejo de la información al interior de una empresa.

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Por esa razón te presentamos 5 reglas básicas para el correcto uso de estas funciones:

1.- Siempre presenta a las personas que añadas a la conversación

La primera regla tiene que ver con la etiqueta y formalidad. Es importante que cuando añadas a una persona a la respuesta de un correo (o lo incluyas de origen) lo presentes con tus interlocutores. Para tales efectos es necesario aplicar frases como “copio este correo a nombre y cargo” indicando el motivo por el que compartes la información.

2.- No ocupes CC: para esperar un respaldo

Si estás esperando obtener alguna clase de apoyo al añadir a alguien como copia de un correo, piénsalo dos veces. Tus compañeros de trabajo o demás miembros del equipo no podrán hacer nada por ti en esta clase de conversaciones, ya que el CC: de un mail no está diseñado para agregar simpatizantes a una causa.

3.- Asegúrate que las personas que añadas sean relevantes

Vinculado con el tema del respaldo está el cuidar que los contactos que añadas a una conversación sean verdaderamente importantes. No todas las personas quieren leer tu información, más aún si no tienen nada que ver con el tema en cuestión. Vigila que los contactos que añadas aporten y encuentren la conversación útil para fines de productividad.

4.- Protege la identidad de tus contactos

Por lo regular, las copias de correo efectivas se realizan entre miembros del mismo equipo. No es correcto que añadas a personas que no se conocen entre sí o que es probable que no se correspondan en su base de datos. Procura mantener a tus contactos libres de spam al no dejar su información al alcance de desconocidos.

5.- Maneja bien la copia oculta

Manejar el CCO: es simple: si estás emitiendo un comunicado o anuncio masivo es correcto, pero cuando se trata de información confidencial o privada es malo que ocultes la identidad de tus copias. Recuerda que a nadie le gusta que hablen a sus espaldas y en el mundo digital no es diferente.