Es impresionante ver como todavía existen empresas (personas) que viven en el afán de convocar juntas y reuniones por cada tema y situación que requiera (o no) de una toma de decisiones consensuada.
Los colaboradores tienden a reunirse para tratar temas relevantes e irrelevantes de forma constante. Esto sin lugar a duda es muy costoso para la organización.
Comience con pequeños grupos de personas inteligentes: Steve Jobs era un amante de la simplicidad y eso se permeaba en cada una de sus acciones y decisiones. En una reunión siempre convocaba a poca gente pero que fuera lo suficientemente inteligente para estar ahí, su expectativa era que todos en la sala fueran participantes esenciales. Los espectadores no eran bienvenidos. No existía tal cosa como una “invitación de misericordia”. De hecho se cuenta en el libro de Insanely Simple de Ken Segall que Jobs era muy rápido en detectar quién no era necesario en la reunión y sin más ni más, le pedía que se retirara si su presencia no era necesaria. “No es nada personal, sólo negocios” Por lo tanto, debemos dejar atrás la idea de que entre más crítico el proyecto más personas tienen que estar en la reunión. Es un hecho que cuando se trabaja en grupos pequeños las personas toman mayor responsabilidad y compromiso sobre las tareas y actividades por lo que se aumenta la productividad.
Busca vías alternas de comunicación:¿Es realmente necesario convocar a la gente para reunirse? ¿Se pueden utilizar otros medios que agilicen la conversación y logren los objetivos? En la actualidad existen muchas alternativas que pueden sustituir los minutos que se pierden en una sala de juntas. Si los conceptos son claros, así como el mensaje y la designación de actividades, posiblemente un mensaje por correo electrónico, una llamada corta y concisa o cualquier otra vía podría ser una buena opción para sustituir la reunión.
Control riguroso del tiempo: En ocasiones valdría la pena contar con un reloj que cronometrara justamente el tiempo indicado para dicha reunión. Una junta de más de 30 minutos refleja claramente la falta de organización, planeación y preparación del equipo de trabajo (o de quien la convoca). Evita en la medida de lo posible tener a la mano café y galletas, la gente muchas veces acude a las reuniones por ese motivo pero no realmente porque su participación vaya a ser enriquecedora. En algunas organizaciones incluso han llegado a adaptar las salas de juntas sin sillas (stand up meetings) para que las personas no se instalen por horas a platicar de temas que no son importantes para la organización. No está de más decir que no se debe tolerar en ningún caso y bajo ninguna circunstancia la impuntualidad de una persona en la reunión.
Planeación, organización y ejecución: Es muy frecuente asistir a juntas que no parecen tener ningún orden. Cada persona expone sus puntos de vista, nadie toma la responsabilidad, no parece existir un objetivo claro y por último se convoca a una siguiente junta para darle “seguimiento” a ésta. Una mala planeación genera la epidemia de las reuniones: La reunión de la reunión de la reunión. Asegúrate de seguir una agenda en la reunión y que todos la conozcan con anticipación para que puedan ir preparados. Evita formatos de minuta complejos y largos que nadie leerá una vez terminada la reunión. Piensa en simplicidad y en cómo garantizarás que las personas tomen acción sobre las tareas y no se quede en la simple intención.
Suave con las personas, duro con el objetivo: Las reuniones no son plataformas de desahogo o catarsis de temas personales. No pueden utilizarse estos espacios para exponernos nosotros o exponer a los demás. Generar un ambiente tenso y de poca cordialidad con chismes, críticas, reclamos en general hará que la reunión sea totalmente improductiva. Nunca se debe olvidar la razón principal por la que se convocó la reunión. Mantenerse en el objetivo y no desviarse en temas triviales es indispensable. Por lo tanto mantenga los asuntos personales fuera de las reuniones de trabajo.
Peter Drucker decía: “Uno puede tener reuniones o puede trabajar” yo digo que no hay nada más desgastante para el cuerpo y la mente que un día repleto de reuniones improductivas. Al final la intención no es unirse para estar juntos, sino para hacer en ese tiempo algo grande juntos.
Besos azules
