No se puede escapar de ella. La comunicación está en todas partes. Y cuando se trata del ámbito laboral, ésta es esencial, especialmente porque aunque es una herramienta que se usa a diario, no todos saben como sacarle el mejor provecho.

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Puede que algunos deseen ser más asertivos, otros deben aprender a manejar los conflictos o simplemente algunos necesitan defenderse con soltura cuando están delante de un grupo. No se trata de dominar las estrategias más complejas de comunicación, sino de las más usadas, y que como bien señalan desde The Muse, son las que más buscan quienes piden consejo a un coach laboral.

Por ello, se dan 5 claves que pueden servir para mejorar su comunicación, sin grandes esfuerzos:

1. Para de decir “pero” y comienza a decir “y”

Para quienes suelen escucharse diciendo “Me encanta la idea, pero no sería necesario hacerlo de otra forma?”. En cuanto has dicho la palabra “pero”, la otra persona inmediatamente olvida la  primera (y positiva) parte de la frase. Al utilizar “pero” se invalida , por ello se recomienda utilizar “y”, de esta forma la frase sería “me encanta la idea y pienso que un enfoque ligeramente diferente podría hacerla aun más afectiva.”

La diferencia se nota. Al usar “y” se está validando la idea del otro aunque se diga exactamente lo mismo, además de ayudar a mantener la mente abierta a nuevas propuestas e invitar a contribuir con nuevas posibilidades a la conversación. Sirve a nivel laboral y personal.

2. Apéguese a los hechos

¿Cuántas veces no se escuchan (y se dicen) frases como “Ella viene a por mi” “Mi jefe me odia” o “Yo se que lamenta haberme contratado”? Esas frases no son hechos, son  usualmente conclusiones propias basadas en observaciones subjetivas.

La comunicación efectiva ya es suficientemente difícil, como para agregar “creaciones” propias que la mayoría de las veces no tienen fundamento. Los buenos comunicadores se atienen a los hechos.

Hay que recordar que los hechos, en cualquier campo, pueden ser percibidos de formas muy diferentes desde el punto de vista de cada uno. Quizás la forma en la que se ve la situación tiene que ver con el estilo de trabajo o puede que simplemente el jefe esté bajo mucha tensión y se haya mostrado agresivo o desagradable por ello, sin que se tratase de una razón personal.

Sin importar sobre que se trate, a menos que se conozcan los hechos, es mejor deslindarse del comentario de “color” y enfocarse en la raíz del problema.

3. Evite quedarse en “defender mi posición”

En numerosas ocasiones, cuando las personas buscan consejo sobre problemas de comunicación en el lugar de trabajo, suele ser más por un tema de “defender mi posición” que de comunicación.

Por ejemplo, dos compañeros de trabajo discuten sobre un proyecto. Uno dice: Este proyecto está agobiando al equipo, necesitamos más ayuda”, mientras que la otras parte asegura: “Seremos capaces de manejarlo. Solo tenemos que trabajar todos algunas horas extra.”

En ves de tener un dialogo significativo sobre el porque de sus afirmaciones, ambas partes quedan frustradas porque no se escuchan y mientras el primero se siente frustrado y el segundo considera que su compañero siempre se queja, porque él se siente agobiado.

Esto no es comunicación. Es defender posición.

Los grandes comunicadores hacen preguntas para entender todos los aspectos de la situación, en vez de exponer su punto de vista. Por ejemplo ante el proyecto que “agobia” a una de las partes, el otro puede preguntar “¿cuáles son las partes que te agobian?” o “¿dónde crees que están los cuellos de botella que entorpecen el avance?”

Se trata de explorar y conocer que lo piensa el otros, la raíz del problema, no la opinión de cada quien.

4. Utilice el silencio tan estratégicamente como usa sus palabras

Muchas conversaciones se convierten en improductivas porque los participantes están demasiado ocupados preocupándose sobre lo que deben contestar, en vez de escuchar atentamente al otro. Para ello es bueno aprovechar los momentos de silencio.

Puede que muchos consideren negativo o incomodo el silencio, pero sirve para dar a los receptores, el tiempo de procesar lo que se acaba de decir y da a los oradores tiempo para organizar sus pensamientos antes de responder, sin sentirse apurados.

Así que, la próxima vez que se encuentre en medio de una conversación que merezca su total atención, encuentre la oportunidad de practicar el silencio. Pase unos momentos absorbiendo lo que se ha dicho e intencionalmente piense su respuesta antes de emitirla. Aprenda a calibrar esos momentos, en vez de temerles.

5. Involúcrese activamente en el punto de vista del otro

Para que las personas realmente te escuchen (y también para realmente escucharlas a ellas) se necesita entender lo que cada uno lleva dentro, sus ‘filtros’ creencias, prejuicios, experiencias, influencias culturales, etc., pues estas moldean su punto de vista. El detalle está en que nadie puede “ver” físicamente dichas características.

En otras palabras, no porque se diga algo, significa que los demás han “entendido”. Los grandes comunicadores se toman tiempo para entender de donde vienen los demás, ya sea a nivel cultural, profesional o personal. Una vez que se conocen esas diferencias, se puede comunicar con mayor efectividad.

Los grandes comunicadores pueden que nazcan con sus habilidades, pero también son muchos los que las desarrollan a lo largo del camino, pruebe al menos una de estas estrategias durante esta semana y compruebe como sus comunicaciones serán más efectivas. Sus compañeros lo notarán y usted sentirá más confianza en si mismo y mayor satisfacción en su trabajo.