México, D.F.- La comunicación evolucionó de manera sorpresiva en los últimos años, debido a la necesidad de obtener y compartir información casi de forma instantánea. A pesar de que ya existen nuevas tecnologías, como las redes sociales y apps que ofrecen chats simultáneos, el correo electrónico sigue siendo la manera más rápida de enviar información.

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Debido a las prisas o al ajetreo cotidiano, pocas veces se toman consideraciones necesarias para enviar este tipo de mensajes electrónicos. A continuación te presentamos un breve recuento de los cinco errores que debes evitar al enviar un e-mail.

1. No especificar el objetivo del mensaje en el asunto

Datos sueltos como ‘Pregunta’, ‘Saludos’ o ‘Consulta’ en raras ocasiones llaman la atención inmediata del receptor. El secreto para obtener una rápida respuesta radica en especificar con claridad la temática del correo electrónico.

2. Enviar una masa enorme de texto negro

No hay nada más confuso que ver una gran masa de texto negro, a renglón seguido, sin ningún formato que ofrezca indicios del asunto a tratar. Si quieres que tu receptor destine el tiempo adecuado para leer tu mensaje, procura presentarlo con un formato armonioso que contenga: una introducción, párrafos separados y cuya extensión no sea mayor a una cuartilla.

3. Reenviar un mensaje a la persona equivocada

Una situación muy penosa es tener que disculparse, por haber un correo electrónico a la persona equivocada. Este error tiene dos variantes: la primera se trata de confundir el botón reenviar con el de responder, algo muy usual en casos de urgencia; mientras que la segunda, se refiere al hecho de copiar a la persona incorrecta un mensaje que no es de su competencia.

4. No revisar el mensaje antes de enviarlo

Dar clic en el botón de enviar, sin antes haber revisado cuestiones gramaticales, ortográficas y haber adjuntado el archivo correcto, es un error muy usual. Debes tener cuidado con ello, porque afecta tu marca como profesional.

5. Utilizar ‘Responder a todos’ cuando el mensaje es para una persona específica

En la mayoría de las ocasiones, este error ocurre al dar clic en el botón equivocado. Por ello, antes de enviar una respuesta utilizando esta función, asegúrate de comprobar a quién va dirigido el mensaje, en la línea de destinatarios.

Fuentes: Inc/Universia.Net/BitTech