Las conferencias de prensa son una herramienta muy poderosa para atraer la atención de los medios y del público en general sobre un tema o un suceso determinado, pero puede resultar un arma de doble filo si no se gestiona adecuadamente.
Cuando se trata de un lanzamiento de un producto, un servicio, una campaña, durante momentos críticos en los que es necesario escuchar la voz de la empresa u organización, o cuando ocurre un suceso relevante, una rueda de prensa es la estrategia idónea para dar a conocer tu mensaje.
El éxito de una buena rueda de prensa es medible en dos sentidos primordiales: al número de periodistas o personas interesadas que asisten a ella, y conseguir que la información generada se publique en los medios y se difunda entre el público al que queremos llegar.
Aquí te damos 5 consejos para organizar una rueda de prensa:
1.Piensa en un titular. Es importante que pienses en la idea más importante de entre todo lo que vas a decir. Esa idea, resumida en una frase, debe ser el mensaje con el que promocionarás tu rueda de prensa, y debe ser lo suficientemente atractivo para llamar la atención de periodistas y público en general. Por ejemplo, si vas a lanzar un nuevo producto, es mejor que hagas énfasis en las características que lo hacen diferente o innovador, y no al mero hecho de que el producto es nuevo y quieres venderlo. Si se trata de una noticia desventajosa, o un problema, haz énfasis en tus propuestas para solucionarlo.
2. Elige la fecha ideal. Es difícil que tu rueda de prensa acapare mucha atención si la organizas para el mismo día en que el Papa aterriza en tu país, o durante una jornada electoral. De la misma forma, pon atención al calendario de eventos de tu competencia para que las fechas no coincidan.
3. Planea con anticipación. Es recomendable que planees la conferencia con por lo menos una o dos semanas de anticipación, cuando sea posible. En el tiempo que pasa desde que la anuncias hasta que ocurre, tendrás oportunidad de preparar un buen comunicado de prensa, contactar a los medios y periodistas más adecuados, y afinar todos los detalles técnicos (presentaciones, invitados, disponibilidad, etc.). Recuerda hacer una ronda de confirmaciones unos días antes a todos tus contactos.
4. Prepara un material de calidad. Prepara un comunicado de prensa inicial que acompañe a la invitación -teniendo en mente el titular del que hablamos en el punto 1- y un segundo comunicado que contenga suficiente información de contexto sobre el tema a tratar, datos duros y en general, facilite a los periodistas e invitados adentrarse en el tema y darle una buena cobertura. De ser posible, transmite la conferencia por streaming o bien, grábala en video y publícala en tu página web o canal de YouTube. Asegúrate de recabar los datos de contacto de los asistentes para distribuirles fotografías, transcripciones y demás material generado durante el evento.
5. No te olvides de las preguntas. Una conferencia de prensa, por definición, debe incluir una sesión de preguntas y respuestas, para que los asistentes tengan oportunidad de resolver dudas y plantear cuestiones que pudieras haber omitido. La sesión de preguntas y respuestas no debe atemorizarte, sino por el contrario, debe representar una oportunidad para extender tus mensajes y aclarar aquellos que no se han entendido adecuadamente.
