Aproximadamente un 28 por ciento del tiempo que trabajamos lo usamos para leer, responder o escribir un correo electrónico, de acuerdo con un reporte de McKinsey Global Institute. Tal vez por eso, mucha gente siente que gestionar su correo electrónico es una tarea pesada y que le quita tiempo para hacer otras cosas. 

El correo electrónico puede ser una de las mejores herramientas de trabajo si es gestionada adecuadamente de manera que de tu buzón salgan correos con alto potencial de tener impacto, y que a él llegue sólo el contenido que quieres recibir, de manera que el flujo sea eficaz y eficiente.

Por eso aquí te damos algunos consejos para mejorar tu gestión del correo electrónico:

1. Automatiza tus respuestas. Elabora plantillas con respuestas automatizadas para los correos a los que siempre contestas lo mismo. Por ejemplo, mensajes de agradecimiento o de confirmación.

2. Mejora tus mensajes de “asunto”. Si añades un verbo al mensaje que escribes en el espacio “asunto” es probable que obtengas la respuesta que requieres, además de que te ayudará a enfocarte en tu objetivo mientras escribes el correo. Por ejemplo: Revisar, confirmar, cambiar, restablecer.

3. Un tema por correo. Trata de simplificar tu correspondencia reduciendo cada correo a un sólo tema. De esta manera, obtendrás respuestas sencillas y completas, y será más fácil buscar esta información a tu bandeja de entrada.

4. Revisa antes de enviar. Parece una obviedad, pero no hacerlo puede conducirnos a situaciones bochornosas. Asegúrate de haber adjuntado el archivo que querías, de que la dirección sea la correcta, de estar respondiendo a las personas que tenías en mente, y de que todo esté escrito con perfecta ortografía. Recuerda que entre más concretos sean tus correos, menos tiempo te llevará revisarlos.
5. Llama. Si tu destinatario tarda en contestarte más de lo esperado, o no has logrado resolver el asunto después de dos o tres intercambios de correo, lo mejor es llamar a la persona y resolverlo por teléfono. De lo contrario te verás atrapado en una cadena interminable de correos que seguirá quitándote tiempo y energía.