Durante nuestra labor diaria, nos encontramos con áreas de oportunidad que impactan en los resultados.
Como documentos de tu empresa, me refiero a Formatos electrónicos que usas diariamente para realizar tus actividades laborales, como Cotizaciones, Reportes, Plantillas, incluso firmas electrónicas, tarjetas de visita, entre muchas otras, las cuales no se actualizan, siguen usándose a pesar de que el formato haya cambiado hace años.
Nelli Aca, ¿cuáles son los Beneficios de estandarizar tus documentos?
En mi experiencia profesional como Consultor de Procesos y Arquitecto de Procesos de Negocio, estos son algunos:
- Mejora la Productividad
Recuerda que una empresa sana y con crecimiento sostenido es la que gestiona su operación eficientemente, aprovechando sus recursos.
Ejemplo:
Evalúas a tus colaboradores con ciertos indicadores y objetivos, ya sea semanales, mensuales o semestrales.
Solicitas una actualización a un documento, se realiza, pero no se difunde, por lo tanto se trabaja con la versión antigua, eso impacta en toda la empresa.
¿Qué me sugieres Nelli para fomentar la productividad de mis colaboradores?
Establece un objetivo, supervisa, en caso de haber errores como tamaño, tipo de letra, etc. retroalimenta, después asegúrate que la versión aprobada se difunda. Ten en cuenta que la estandarización de documentos requiere fomentar la Calidad.
¡Los Clientes quieren resultados satisfactorios, no excusas!, ¿qué sucede cuando le dices al cliente, esa no era la versión actualizada?, damos una mala imagen, esto sucede con documentos físicos y claro con archivos.
Solo reflexiona la importancia que tiene la actualización y estandarización de documentos como lo es un Contrato de Servicio o cualquier tipo, un error, puede generar diversas consecuencias, sobre todo económicas.
¡Contar con procesos y documentos estandarizados, es una ventaja competitiva, úsala a tu favor!
- Evita Reprocesos
Debes fomentar la Cultura de Calidad en tu empresa, solo imagina que te presentas a junta ejecutiva con tu cliente, pero la presentación comercial que tiene tu propio equipo no está estandarizada, claro comienzan las caras de molestia, reclamos y eso se evidencia, la Imagen Corporativa es importante, también el contenido de los documentos y archivos, evita reprocesos que impacten en la Reputación de tu Marca.
Dime, ¿has tenido “cambios de última hora”, debido a que no están reflejados los cambios que pediste anteriormente?
- Fortalece tu Imagen Corporativa
Estandarizar tus documentos, folletería, papelería, fortalecerá tu Imagen Corporativa y dará certidumbre a tus Clientes, Proveedores y Empleados. ¿Alguna vez has tenido que repetir un trabajo con el argumento de “esa ya no es la versión actual”?
¡Fomenta la Calidad en tus Procesos actualizando y Estandarizando tus Documentos, prevén reprocesos, mejora continuamente y Cuida la Imagen Corporativa de tu Empresa!
… y tú, ¿ya estandarizaste tus Documentos?
Te sugiero leer:
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Fuente:
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