Uno de los problemas recurrentes en las empresas es la falta de seguimiento a proyectos y quien no ha escuchado la frase: “orden dada no supervisada…”.
Se invierten recursos importantes para la ejecución de un proyecto, desde horas hombre de parte del cliente y del equipo externo, material para capacitación, tecnología, etcétera. En fin un conjunto de recursos encaminados a una gran meta, la cual puede tener diversos nombres: 5 S´s, Disminución de la Rotación laboral, etcétera.
Aclaro, no me refiero únicamente a proyectos externos, en los cuales se contrata una consultoría, no… existen áreas de oportunidad en el seguimiento a proyectos dentro de la propia empresa. Dime, ¿te suena conocido?: “te dije hace más de un mes”, “no sabía que eso me correspondía”, “eso no fue lo que te pedí”, “estamos desfasados”, etcétera.
¿Por qué falla la implementación de proyectos?
Durante la ejecución de proyectos o tareas, existen áreas de oportunidad que pueden impactar en el éxito del proyecto:
1. Falta de Supervisión Efectiva
Típico, das una instrucción, pero no especificas fecha, hora ni responsable o quizás lo indicas, pero llega la fecha citada y no están listos los entregables.
Ejemplo: Inicia un proyecto, tiempo después hay junta de avance, se detectan áreas de oportunidad, pero no se documenta y se olvidan los puntos a mejorar y a la siguiente junta de avance, ahora aparecen errores críticos que ponen en riesgo la efectividad del proyecto.
Alguien dice, “eso ya lo habíamos visto”, ah pero nadie documentó y nadie quiso responsabilidades.
Es necesario fomentar el engagement laboral o compromiso de los colaboradores.
2. Falta de profesionalismo
A la persona que le solicitaste los entregables, material, cambios… hizo caso omiso a tus instrucciones.
Ejemplo: Se detectan áreas de oportunidad, le pides a un colaborador que haga los cambios y llegado el día, argumenta: “no me recordaste”, “no me dijiste para cuando lo querías”, etcétera.
Por lo tanto, involucrar al equipo en el proyecto, es crucial, para lograr un entorno laboral feliz y productivo.
3. Mala Planeación del Proyecto
No se asignó un sponsor del proyecto, en fin no están asignados los responsables de roles importantes, ¿te suena conocido?, tampoco se han aprobado las políticas de entregables, recursos materiales, colaboradores, etcétera.
Insisto, hay diferentes metodologías, pero es importante establecer roles para saber quién va a liderar el proyecto de parte del cliente y del equipo externo de consultores.
Para el caso de proyectos internos en tu empresa, quizás no tienes una metodología formal para manejo de iniciativas o tareas, te recomiendo también Supervisar efectivamente, fomentar el engagement laboral y planear tiempos de entrega, para evitar acontecimientos que pongan en riesgo la efectividad de tus iniciativas.
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Conclusiones
Fuente:
Mi experiencia profesional en Consultoría de negocios.
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