El índice para determinar la eficiencia de los trabajadores en el mundo se ha puesto de moda en los últimos años.

Las comparativas realizadas por instituciones como la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) afirman que la mejora de la productividad laboral asiste a la competitividad del país respecto al resto del mundo.

Según datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi), durante julio de 2016 el índice de productividad de la mano de obra en la industria manufacturera alcanzó los 108.3 puntos, lo cual sitúa al sector por encima de países como Estados Unidos y Japón, de acuerdo con Julio Millán, presidente de Consultores Internacionales S.C.

Esto podría verse también desde una perspectiva personal. Si las horas laborales no siempre son suficientes para cumplir con todas las tareas que tenemos que realizar en la jornada, tal vez sea necesario ajustar algunas prácticas para hacer rendir el tiempo.

A continuación presentamos algunas estrategias que pueden ser útiles en la búsqueda por optimizar el desempeño en el trabajo, acompañadas por herramientas con las cuales apoyarse para conseguirlo.

Planificar las actividades del día

Contar con una agenda de trabajo puede ser la diferencia entre administrar el tiempo o perderlo. De acuerdo con el sitio web Entrepeneur, la ventaja de llevar a cabo esta práctica radica en que de esta manera se pueden anticipar dificultades, e incluso, se pueden planificar las acciones para avanzar en los temas que se deben cumplir día a día.

Del mismo modo, el enfocarse en metas cortas todos los días puede asistir a cumplir con las metas más grandes, o con los retos que requieren de un mayor tiempo para ser superados.

En este sentido, la página web PC Actual recomienda la aplicación Any.do, la cual permite a los usuarios crear listas de tareas de manera rápida y sencilla.

Su función para agregar tareas mediante comandos de voz, y la posibilidad de enlazar las listas con aplicaciones como Google Drive y Dropbox la convierten en una herramienta muy útil para las personas que ven con dificultad cumplir con un plan de actividades.

Iniciar por lo más complejo o difícil

En general, los diversos sitios web que ahondan sobre las estrategias para mejorar la productividad recomiendan que en la mañana se lidie con los temas más complejos o placenteros. Así, al final del día, lo más simple puede llevarte a realizar tu trabajo con mayor rapidez, e incluso sin tantos apuros.

De acuerdo con el sitio web Universia, resolver los temas más difíciles siempre demuestra las capacidades de las personas para ponerse retos y superarlos. Hacerlo desde la primera parte del día puede ser motivador y, por tanto, útil para trabajar con mayor rapidez.

Sobre ello, una app que puede ayudar es Toggl, la cual monitorea el tiempo que se dedica a cada tarea o proyecto durante el día. De acuerdo con PC Actual, esta herramienta puede ayudar a cualquier trabajador que requiere medir las horas que dedica a sus labores.

En este caso, puede servir para establecer los tiempos promedio que tomas para resolver las cuestiones más difíciles, y de la mano con el primer tópico, establecer un plan de trabajo para cada jornada.

Priorizar

La idea sobre las personas multitasking (que pueden hacer muchas cosas al mismo tiempo) cae en el error de generar la creencia de que trabajar con la mayor velocidad radica en dominar esta técnica.

No obstante, una persona que ya ha planificado sus actividades del día también será capaz de separar los temas que debe resolver. Y, contrario a la creencia anterior, resolver una cosa a la vez lleva menos tiempo, según Entrepeneur.

Asimismo, permite distinguir entre lo urgente y lo importante. No es lo mismo cumplir con las cosas que requieren de atención inmediata, pero que a la larga no resultarán relevantes para cumplir nuestros objetivos, recuerda el blog Desarrollo Personal.

Una práctica que puede ayudar a establecer prioridades es el ordenamiento de nuestros lugares de trabajo. En general, la disposición de nuestros escritorios y documentos puede partir de los temas más importantes a resolver, para así administrarlos y resolverlos durante las horas laborales.

Evitar las distracciones

En ocasiones resulta muy complicado mantener la atención en el trabajo. Sin embargo, las distracciones son una de las vías que provocan la mayor pérdida del tiempo laboral.

Para buscar disminuirlas lo más posible, es recomendable establecer pequeños momentos de descanso entre tareas cumplidas. Tómate 10 minutos para tomar un café, leer las noticias del día, o para platicar con algún compañero. La clave está en no abusar de esas pausas.

Según el blog Desarrollo Personal, el “empaquetamiento del tiempo” es una estrategia que puede ayudar para cumplir con esta práctica. Consiste en dividir los periodos que se dedicarán a cada actividad para evitar perder el mayor tiempo posible.

Es decir, que si te planteas resolver una tarea en una hora, destines exclusivamente esa cantidad de tiempo a cumplirla. Si no es posible, se puede pasar a otra tarea, e incluso, detenerse a descansar.

Las pausas son útiles para recuperar la energía, y pueden ser claves para resolver algún detalle que no vimos desde el principio.

Como una herramienta para poder generar “paquetes de tiempo”, PC Actual recomienda Focus Aid, una app que divide la jornada laboral en periodos de 25 minutos de tiempo productivo, seguidos por 5 de descanso.

Sé puntual

La puntualidad es la clave principal para administrar las horas laborales. Empezar minutos tarde, en general, puede ser la diferencia entre salir a tiempo y salir tarde.

Además, madrugar tiene sus ventajas. De acuerdo con Entrepeneur, una persona que llega minutos antes a su oficina puede ahorrarse saludos largos, llamadas telefónicas inoportunas, y alguna que otra distracción inesperada.

Permite también empezar el día directamente enfocado en las tareas del día. Y, logarlo todos los días permitirá crear el hábito, facilitando que, desde el principio, garanticemos cumplir con los planes del día en el menor tiempo posible.