Sin duda el uso de internet y de las redes sociales son factores que toda empresa debe considerar regular en su relación laboral con sus empleados.

Los trabajadores pueden hacer un mal uso de la información disponible en internet que tenga repercusiones legales en la empresa:

• Pueden descargar imágenes, videos, textos u otros contenidos encontrados en internet para preparar reportes laborales, cotizaciones o cualquier otro documento requerido con motivo de su trabajo. Esas descargas y el uso de dicha información puede infringir derechos de autor o inclusive deberes de confidencialidad de terceros.
• Pueden descargar aplicaciones, programas de cómputo o archivos multimedia (canciones, videos, juegos) para fines de entretenimiento personal. Si esa descarga y/o instalación se realiza en una computadora o dispositivo proporcionado por la empresa, es posible que también se estén infringiendo derechos de autor de terceros, e inclusive pudiere ponerse en peligro la información y los sistemas de la empresa, pues muchos sitios de descarga de piratería tienen fama de poner en riesgo a sus usuarios toda vez que los archivos que estén descargando pueden contener virus o códigos maliciosos.

Riesgos adicionales para la empresa pueden generarse por un uso no adecuado de las redes sociales por parte de los teletrabajadores:

• De acuerdo a un estudio realizado por Business Owners Liability Team LLC (BOLT Insurance Agency), el tiempo que los empleados pierden en redes sociales y otros distractores cibernéticos representa pérdidas anuales para las empresas de $134 mil millones de dólares por baja productividad. BOLT asegura que el 43% de los trabajadores aceptaron perder el tiempo en redes sociales durante horas de trabajo.
• La empresa de comercio electrónico 1saleaday.com afirma que la cifra por pérdida de productividad de las empresas por uso de redes sociales por parte de los empleados es de $650 mil millones de dólares.
• Además de lo anterior, imagine el impacto que puede generar comunicaciones no deseadas que los teletrabajadores hagan a través de redes sociales sobre opiniones personales que tengan sobre la empresa, o peor aún, que revelen información confidencial de la empresa o datos personales de sus clientes.
• No menos importante son los casos en donde el trabajador revela en redes sociales información (o una foto tomada en su empresa) que le parece chistosa, pero que puede traer consecuencias desastrosas a la reputación de su patrón. Tal es el caso del empleado de Taco Bell que con todo y uniforme -y dentro de un restaurante de la franquicia- decide tomarse una foto mientras lame una pila enorme de tostadas que usan para preparar su platillo principal.

Es común que las empresas tengan una política sobre uso de recursos informáticos en el trabajo, pero no es suficiente; es necesario contar con una política específica para el uso de redes sociales. En esta política (que debe estar referenciada o ligada en los contratos individuales de trabajo) es importante contemplar al menos lo siguiente:

1. Establezca claramente los lineamientos para el uso adecuado y eficiente de todo tipo de redes sociales en el trabajo. Se vale permitir algunas y prohibir otras.
2. Determine los usos razonables en cuanto a tiempo (que no afecte el desempeño de los trabajadores en la oficina) y tipo de información (¿qué no debe el empleado comunicar en redes sociales?).
3. Deje claro cuáles usos (abusos) o actitudes pueden traer por consecuencia una sanción laboral (acta administrativa) o incluso la rescisión del contrato individual de trabajo.
4. Si opta por instalar herramientas de monitoreo, de aviso a los empleados. El monitoreo debe ser aleatorio, no excesivo, dirigido o discriminatorio.
5. Evalúe qué medidas va a tomar si (1) un empleado habla mal de su jefe o de la empresa en redes sociales, sin importar si lo hace en el trabajo o en su casa, o (2) un empleado revela información confidencial o sensible de la empresa a través de redes sociales. Una política sin sanciones es como una empresa sin empleados.
6. Prohíba a los empleados tomarse fotos en la empresa para luego publicarlas en redes sociales, salvo que sea con consentimiento de su jefe directo o del área de recursos humanos. Fotos de un pastel de cumpleaños son sin duda inofensivas, pero si se trata de imágenes que puedan perjudicar la reputación de la empresa o de un empleado o grupo de empleados, sin duda deben estar prohibidas.
7. Comparta con sus empleados casos problemáticos en los que trabajadores de otras empresas hayan hecho un mal uso de redes sociales y las repercusiones que sufrió tanto la empresa como los involucrados. Hacer conciencia es una de las mejores maneras de prevenir situaciones comprometedoras.
8. Si va a tomar sanciones disciplinarias o terminar una relación laboral con base a un mal uso o abuso en el uso de redes sociales, es importante que su decisión esté justificada en una política existente y comunicada a los empleados, y que cuente con la evidencia necesaria para respaldar una acción legal.
9. Comunique a todos los empleados los contenidos y alcances de esta política. Es importante que en los contratos individuales de trabajo quede establecido que el empleado se obliga a cumplir no solo con los deberes emanados del contrato e inherentes a su puesto, sino también con las políticas de la empresa, las cuales pueden constar solo en medios electrónicos.
10. Establezca un programa de auditoría de uso de redes sociales anual, para determinar el nivel de cumplimiento de su política y, en su caso, las medidas correctivas en caso de infracciones a la misma.