El uso de outsourcing se generaliza cada día en las empresas, y las áreas de comunicación y relaciones públicas no son la excepción. La contratación de un consultor externo en relaciones públicas puede sustituir o complementar el trabajo de un departamento interno de esta especialidad.

Es un hecho que cada día más empresas llevan a cabo acciones sistemáticas para mejorar su vinculación con aquellos grupos de interés para la actividad que desarrollan, como clientes, proveedores, accionistas, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etcétera.

Algunas lo hacen mediante los departamentos o direcciones de relaciones públicas con que cuentan sus estructuras; otras encargan esta tarea a los responsables de mercadotecnia, comunicación corporativa, responsabilidad social, reputación corporativa o recursos humanos. En algunas empresas es el propio director general quien se encarga de esta actividad, y otras la dejan en manos de consultores o asesores externos. Pero, ¿cuáles son las ventajas que conlleva la contratación de los servicios de consultoría externa en relaciones públicas?

El asesor en relaciones públicas es un experto que provee servicios de consultoría en comunicación estratégica y conducta organizacional a los directores generales o a los responsables de la función de relaciones públicas de cualquier tipo de organizaciones formales, como empresas, dependencias gubernamentales, organismos empresariales, partidos políticos, sindicatos, instituciones de asistencia, etc.

La tarea de un consultor consiste en contribuir para el diagnóstico de la relación de una organización con sus públicos clave; también elabora estrategias y planes de acción basados en los hallazgos de dicho diagnóstico, encaminados a modificar la percepción que sobre la empresa o institución tienen los grupos de interés, para que actúen en consonancia con los objetivos de la misma, y determina la rentabilidad del esfuerzo llevado a cabo en este terreno, de acuerdo con la contribución de éste a los resultados del negocio.

Muchas empresas complementan las actividades con un departamento interno o con la contratación de un despacho de consultoría o de asesoría externa. Aunque esto pueda parecer contradictorio, se han identificado importantes valores agregados en esta combinación. De hecho, la mayoría de las empresas más grandes en Estados Unidos utiliza esta fórmula por la sinergia que genera.

Las ventajas de la contratación de un consultor externo en relaciones públicas se resumen en los siguientes argumentos:

1. Involucramiento. El consultor externo conoce suficientemente la problemática de la organización para dar consejo en torno a la misma; sin embargo, no está inmerso en ella. Esta condición le permite permanecer al margen de influencias internas y posibilita una asesoría objetiva.

2. La voz del experto. La opinión de un consejero suele tener más peso que la del personal interno. No debe olvidarse la máxima que reza “nadie es profeta en su tierra”.

3. Razones económicas. Al margen del costo en infraestructura que conlleva la creación de un departamento interno, cada día más importante, para una organización pequeña resulta menos oneroso contratar servicio externo que personal de planta. El outsourcing está de moda.

4. Experiencia. El acervo del consultor externo no se limita al área de especialidad de la empresa. Las firmas consultoras suelen tener experiencia en la solución de problemas de distintos tipos en diferentes organizaciones. Esto representa una valiosa aportación, especialmente en tiempos de crisis.

5. Independencia. Para el consultor externo, diferir en algún punto de vista con uno de sus clientes no representa una amenaza para su negocio. Generalmente cuenta con varios clientes, y por ello puede tener una opinión más independiente.

6. Relaciones. El consultor externo cuenta con relaciones en los ámbitos político, periodístico, social, cultural, empresarial, diplomático, etc., que suelen ser de gran utilidad para las empresas, especialmente en situaciones coyunturales.

7. Visión panorámica. La visión de conjunto del forastero, también llamada “a vuelo de pájaro”, es uno de los valores agregados de un consultor. Resulta de gran utilidad para quienes están inmersos en ámbitos de alta especialización, generalmente aislados del contexto.

8. Flexibilidad. Los servicios del consultor son flexibles, adaptables. Las agencias de relaciones públicas suelen contar con expertos en diferentes especialidades de la comunicación, lo que no ocurre cuando sólo se cuenta con el personal del área interna.

9. Especialización. El asesor cuenta con experiencia en el desarrollo de proyectos especiales, que tal vez no se han presentado antes en la vida institucional de una empresa determinada. Un buen ejemplo es el manejo de la comunicación en situaciones de crisis.

10. Acervo de datos. El asesor cuenta con información acerca de los públicos de interés para todo tipo de organizaciones (por ejemplo, datos de periodistas, influenciadores, funcionarios gubernamentales, embajadores, legisladores, etc.), que suelen ser de gran utilidad para las empresas.