El tema de ser productivos y eficientes cada vez cobra más importancia para las personas que vivimos en grandes ciudades y requerimos de un aprovechamiento óptimo del tiempo que disponemos. Se ha convertido en uno de los principales ingredientes que debemos disponer y presumir para “trascender” en una sociedad basada en la premisa de hacer “más con menos”. Ahora bien, la productividad no es sólo un tema de “trabajar mucho”, sino de utilizar apropiadamente nuestros recursos para realizar nuestras actividades cotidianas.

Entre todos los recursos que disponemos, yo considero a dos con mayor importancia que el resto: El tiempo y nuestra energía. Estos dos son la materia prima que invertimos en todo y para todo, desde trabajar, descansar e interactuar con otras personas, hasta trasladarnos de un lugar a otro, divertirnos o ir al baño. El factor energía-tiempo es la “moneda de cambio” para nuestras vivencias en general, así que administrarlos y emplearlos adecuadamente debería estar definitivamente como una de nuestras máximas prioridades.

Aunque la productividad se ha relacionado con temas profesionales en su mayoría, ésta aplica también para el ámbito personal. Es muy importante comenzar considerando que ser productivos no es una “meta” a la cual se debe “llegar”, sino más bien el estado a través del cual logras las cosas que quieres para ti.

A continuación, te comparto los 7 principales pasos que considero te pueden ayudar a ser más productivo:

1. Organización
Todo comienza con definir qué quieres hacer. Visualiza tu día y anota cada uno de los pendientes y actividades que deseas hacer. Evalúa la carga de actividad que te estás trazando. Recuerda que un exceso de actividades te generará estrés y te hará perder foco, mientras que tener actividades de menos, harán que caigas en el ocio y provocarán tu dispersión. Conforme vayas realizando las actividades que te propusiste para tu día, táchalas de tu lista. Cada tache que cuentes será una motivación para seguir adelante. Definitivamente, “para llegar a algún lugar, hay que saber a dónde se quiere ir”.

2. Prioriza y administra tus recursos
De todas las actividades que te propones, siempre existen algunas más importantes que otras, unas críticas y otras pasajeras, unas que requieren de toda tu concentración y otras no tanto. Es importante evaluarlas y darle a cada una el lugar que le corresponde, asignándole un momento idóneo durante el día. Además, considera que no cuentas con la misma “calidad” de energía durante todo el día, por lo que hay ciertas actividades que te favorecerá hacer al inicio de tu jornada, mientras que otras pueden esperar a momentos en los que no requieres de tu 100% de capacidad.

3. Subdivide y vencerás
Hay tareas que pueden tomar días o incluso semanas. En lugar de estar aplazando día con día la consecución de una sola tarea, conviene dividirla en múltiples actividades más pequeñas que la conforman y que podrás eliminar de tu “agenda” conforme vayas avanzando. El hecho de llevar la cuenta de varias actividades por día, te dará foco en la realización de tu proyecto y te permitirá medir tu productividad.

4. Mantén UN enfoque
La velocidad con la que nos movemos en las grandes ciudades suele empujarnos a estar “en varias cosas a la vez” (el famoso Multi-tasking). Sin embargo, considero que esta es una práctica que mina drásticamente nuestra productividad, ya que tiende a dispersarnos y a hacernos perder foco. Por el contrario, enfocarnos en lo que hacemos en el momento, puede ser uno de los mejores hábitos para cultivar la productividad. Es por esto que hay que evitar cualquier distractor que nos interrumpa de las cosas que hacemos. Es sorprendente como el promedio en las empresas es de una interrupción cada 11 minutos. El interrumpir una actividad no solo afecta el tiempo en el que teníamos considerado terminar, sino que para retomarla tendremos que gastar más energía, generalmente regresando a un nivel de concentración menor al que se tenía anteriormente. Cuidado con las juntas, las llamadas, el e-mail y en general el internet. Las interrupciones indiscriminadas desordenan la organización del día y merman drásticamente la productividad.

5. Si no lo logras, reagenda
Es común que surjan complicaciones que nos impidan cumplir una o varias actividades que teníamos en nuestra agenda. Es muy importante que si no alcanzas a terminar una tarea en el tiempo que pensaste, reagendes las cuestiones faltantes en tu próximo ciclo productivo, para terminar la tarea inconclusa. El principal problema de dejar actividades inconclusas es que nos pueden mermar de manera significativa nuestra productividad al dispersar nuestra atención y desbalancear el orden que teníamos considerado para las cosas. Es MUY importante tener un buen método para integrar actividades rezagadas y moverlas en nuestros espacios de tiempo de manera eficiente para evitar invertir energía de más en su solución.

6. Descansa
Ser eficiente no se trata de tener un día lleno de actividades que nos ocupen al 100% y dar el “110%” de nosotros sin parar. Eso, sencillamente, no es posible. Para ser productivo se trata de administrar tus recursos de la manera que mejor te conviene y, uno de los tiempos mejores aprovechados puede ser un descanso necesario. Tener pequeños recreos para descansar y relajarte son esenciales, así tu mente rendirá cuando se le requiere. Lo importante aquí es los tiempos que asignes para descansar, sean realmente cambios de actividad que te saquen de tu rutina.

7. Traduce tu orden mental en una rutina
La productividad está directamente relacionada con el orden mental y personal. La posibilidad de desarrollar una rutina y la intención de cumplirla cabalmente, te darán un sencillo mapa del camino que debes seguir para cumplir tus objetivos. Para esto, la disciplina aquí es el ingrediente principal. Cabe mencionar que ésta no puede ser comprada ni contagiada, sino que más bien hay que ejercitarla. Cuida los pequeños detalles y actividades y esfuérzate en cumplir cada uno de las actividades que te trazas al principio del día.

Creo que este es un tema que da para mucho más, pero compartir estos temas de manera sintetizada nos puede dar una orientación inicial de un tema que considero esencial para todos, en todos lados. ¿Qué tanta importancia crees que tiene la productividad hoy en día? ¿Para ti es igual de importante la productividad personal que la profesional? Participa en este espacio y sígueme en @carlosluer. ¡Nos estamos leyendo por aquí!